På förekommen anledning frågar jag mig: Hur kan man ”Leana” ett vanligt möte? Det är nämligen en av anledningarna – eller rättare sagt ANLEDNINGEN – till att jag är lite sen med loggen. Dessa förbaskade möten som alltid tenderar att dra ut på tiden, sväva ut i frågorna för att sedan allt som oftast landa i ett sidospår. Vad finns det för verktyg för ett Lean-möte med flyt och struktur men ändå plats för kreativitet?

Jag tänker inte på pulsmöten, det är en annan sak. Där är det en fråga om snabb avstämning inom väldefinierade områden med möjlighet att larma eller ta hjälp. Nej, jag tänker på månadsmöten, ledningsmöten, avdelningsmöten – it’s a never ending story! Det måste finnas ett sätt att få in lite Lean-tänk men ändå få en fullvärdig dialog. Jag sträcker ut en hand här … Dessutom, i vår bransch, är det nästan alltid en tråkig grå massa av medelålders män. Kanske är det det som är problemet?

På NCC har vi startat en kurs i samarbete med Stanford University, den tredje i ordningen. Det som kommer ur detta tangerar många Lean-tankar runt projekteffektivitet och sådant. Vi har mycket diskussioner om planeringsbiten där dagens verktyg är väldigt beroende av andra eller omgivande aspekter – man talar om reciprocitet, ömsesidighet. Det kan till exempel vara tre aktiviteter som måste vara genomförda innan en fjärde kan påbörjas, och den kan bara göras halvklar innan ytterligare en annan aktivitet avslutats.

Det här är oerhört svårt då det är så många saker som påverkar på så många olika sätt. Allt är invirat i varandra i långa linor. Denna reciprocitet är väldigt komplex att hantera med traditionell metodik som Gantt-diagram eller linjära planer. Här håller Last Planner med kollektiv planering på att utkristalliseras som det bästa alternativet. Istället för att se på planeringsarbetet som något som någon planerar och andra utför så ingår det i arbetets helhet, ett ständigt pågående kollektivt arbete istället för att en enskild person gör en tidsplan. Last Planner sätt att fånga helheten vinner mark.

För tillfället pågår Bo- och Samhällsexpo Vallastaden i Linköping, ett jättearrangemang som jag hade tillfälle att besöka i förra veckan. Det är den största bomässan sedan Bo01 i Malmö för 16 år sedan, även om de som nämnts nu kallar den för bo- och samhällsexpo. Det handlar om ett helt bostadsområde som är fullt av nyskapande arkitektur och innovativa lösningar. Det är väldigt lätt att bli inspirerad av allt nytänkande och det är verkligen en modig satsning med ett mycket kreativt tänk som enligt mig tar hela byggbranschen ett stort steg framåt.

Här finns många tänkvärda och nydanande lösningar, bland annat det smarta arrangemanget med ledningar för fjärrvärme, avlopp, vatten, sopsug med mer – allt är samlat i en kulvert. Det ger tillgång till alla ledningar på samma gång på samma ställe för inspektion och reparation, de är utbytbara och ingenting behöver grävas upp i framtiden. Dessutom ger kulverten mer plats för träd och rötter och annat samtidigt som det ökar effektiviteten i den här typen av försörjning, liksom förvaltning, drift och skötsel av sådant som normalt ställer till problem. Passa på, expot håller bara på till och med den 24 september, åk dit om du har möjlighet och bli inspirerad!

Vi planerar för ett kommande seminarium här i Linköping, ett samarbete mellan Brains & Bricks här på Linköpings universitet och Lean Forum Bygg. Det gäller ett forskningsprojekt med bäring mot strategisk planering där tanken med arrangemanget är att låta det vara en del av slutredovisningen av forskningsresultatet. Om tidsplanen håller räknar vi med att genomföra det någon gång under februari 2018. Håll utkik efter inbjudan under senhösten eller strax efter årsskiftet!

Inom Lean Forum Bygg är det annars främst arbetet inför vårt studentpris – Årets Lean-byggarstudent – till minne av Per-Erik Josephson som gäller. Vi sitter som bäst och arbetar med formuleringen till inbjudan, där vi verkligen hoppas att många studenter ska nappa på idén. Jag ser fram emot en diger lunta att läsa, där vi utöver äran även delar ut en nätt prissumma på 30.000 kronor. Känner du till något väl utfört examensarbete kring tillämpningen av Lean inom samhällsbyggnadssektorn så nominera gärna. Mer information läggs inom kort upp på vår hemsida. Priset delas ut i samband med mässan Nordic Architecture Fair på Svenska Mässan i Göteborg den 7-8 november 2017.

Effektiv kravställning. Det låter väl spännande? Att lämna tydliga förfrågningsunderlag som byggherre är oerhört viktigt. Det kan låta självklart men så är inte alltid fallet. Jag har tidigare arbetat på entreprenörssidan där jag läst många förfrågningsunderlag och lagt mycket tid på att reda ut vilka krav som egentligen ställs. Ibland har det funnits motstridiga krav i olika handlingar, ibland har det funnits handlingar som i sak inte har någon reell betydelse för själva anbudsförfarandet.

Varför är då detta så viktigt? Vi vill ju att entreprenörerna ska lägga tid på rätt saker, det vill säga att räkna på anbudet eller ta fram en bra lösning. Att lägga tid på att reda ut oklarheter är inte värdeskapande.

Som byggherre arbetar vi på Framtiden Byggutveckling mycket med denna fråga. Vårt mål är att ha ett tydligt förfrågningsunderlag där våra krav ställs ”effektivt”, det vill säga med så få sidor som möjligt utan att tappa bort någon viktig fråga. För vi har krav – många dessutom – men det är egentligen inget problem om vi beskriver dem på rätt sätt och på rätt plats för att underlätta för våra leverantörer. Vi vill få produkten levererad med rätt kvalitet och precis så som vi hade tänkt oss.

En reflektion jag har, som nog inte är unik för BoKlok på något sätt, är vår process med standardiserade arbetssätt, rutiner och beskrivningen av dessa. Precis som många andra inom branschen är vi duktiga på att identifiera och dokumentera det bästa arbetssättet och ta fram en beskrivning av standarden på A3 eller Power Point. Fram till den punkten är vi faktiskt riktigt bra, men ofta stannar processen där.

Med beskrivningen på plats förväntar vi oss att våra medarbetare laddar ner den från intranätet för att följa den perfekta rutinen. Tyvärr är processen inte ”klar”. Vad gör vi för att säkra förändringen? Fungerar rutinen på riktigt eller krockar den med verkligheten? Det här är dessvärre en sällan gjord hemläxa; tränar vi människorna som ska arbeta med den?

Vad vi gör är att skicka runt ett e-brev med information om att den finns på plats, men lika naturligt borde det vara att följa upp om standarden verkligen följs. Fungerar den som tänkt, arbetar alla enligt den, hur har den fallit ut? Det naturliga vore även att redan från start samla in förbättringsförslag och aktivt verka för ständiga förbättringar.

Där vi ofta avslutar processen borde istället nästa ta vid:
1. Verifiera den beskrivna standarden – fungerar den i verkligheten?
2. Träna och utbilda de människor som ska utföra arbetet
3. Följ upp att standarden följs
4. Samla in förbättringsförslag på standarden – ständiga förbättringar – och ”loopa” tillbaka till punkt 1!

Som några av er kanske har noterat så testar vi en ny styrmodell för styrelsearbetet inom Lean Forum Bygg med ett roterande ordförandeskap. Varje månad växlar ordförandeskapet; den tidigare vice ordförande blir ordförande och en ny vice ordförande väljs inom styrelsen. Detta ger styrelsemedlemmarna möjlighet till ett större engagemang men under en kortare tid, vilket både minskar belastningen och gör fler röster hörda. Dynamiskt och kreativt, Lean så det förslår!

En annan positiv sak är de rörelser som är på gång inom våra högskolor, där Lean och industriellt byggande är centrala begrepp. Hos Lindbäcks Bygg har vi haft besök från universiteten i såväl Luleå som Umeå. I Sunne i Värmland planerar de för en YH-utbildning med start under 2018 för byggnadsarbetare med inriktning mot industriellt byggande, liksom ett Lean ledarskap. Det är perfekt för oss i branschen, vi behöver detta inflöde av kompetens – vi behöver dessa personer!

Projektets tidplan är en nyckel för ett förbättringsarbete på projektet; inte bara för den faktiske utföraren av byggnationen utan också för de flesta samarbetsparter. Att skapa delaktighet och att ge insikt i projekttidplanen ger alla levererande parter (av material/tjänster) möjlighet att långsiktigt optimera sina egna inköp av det som sedan blir till leveranser.

Att tillsammans gå igenom tidsplanen i startskedet för att ”punkta” de kritiska skedena i processen och att sedan ha en löpande dialog och avstämning säkerställer rätt flöde i leveranserna. Dessutom minimerar det slöseriet i form av minskat antal transporter eftersom ”ad hoc-beställningar” elimineras, väntan på materiel som ”troligen” var beställt upphör och samtidigt minskas den gemensamma miljöpåverkan.

Med en öppen dialog lär vi av varandra och kan tillsammans skapa bättre flöden i vårt gemensamma arbete. Vi blir således bättre på att kravställa våra leverans- och beställningsvillkor – vilket i sin det kommer att gynna det dagliga arbetet på projektet.

Ibland finns det en viss frustration beträffande ambitionen att arbeta med Lean. Själv känner jag att det till stor del är vi entreprenörer som leder mycket av Lean-arbetet, där mycket av utvecklingen drivs av företag som NCC, Veidekke och Arcona med fler. Samtidigt som vi vill sprida förståelsen om att Lean bygger mycket på helheten, så känns det som att vi ligger lite väl långt före övriga i kedjan.

Självklart finns det en del fantastiska underleverantörer som har kommit väldigt långt, men överlag så känns det betydligt tamare nedströms. Är det vi som ska ta tag i detta och erbjuda utbildning eller är det deras egen drivkraft för att effektivisera hela processen som saknas? Även åt andra hållet finns det en viss frustration, för inte heller kund, beställare eller samhället i stort verkar förstå betydelsen av att aktivt driva på Lean-arbetet.

I entreprenörsledet tycker jag trots allt att det finns en vilja att sträva mot effektivisering och ta bort slöserier, men för projekten som helhet finns det mycket kvar att göra. Vi har stora gemensamma utmaningar framför oss. Kanske är det så att frustrationen kommer av att vi just nu är inne i ne utvecklingsfas mot just detta? Oavsett så är det viktigt för branschens utveckling att vi ser på hela flödet, både upp- och nerströms.

En vanlig fråga jag får inom Lean-kontexten är vad du som företagsledare kan göra för att förbättra det egna företaget. Många upplever att de redan har försökt. ”Vi har verkligen satsat på det här projektet. Vi stängde produktionen i två dagar, tog in en konsult som utbildade all personal under en förmiddag. Du vet, grabbarna och tjejerna i produktionen gillar inte att sitta still och lyssna på en föreläsning direkt. De dagliga ledarna skickade vi iväg på en Lean-utbildning, så de kan de här grejerna nu. Sen städade vi bort alla saker vi inte behövde och nu håller vi på att märka upp var varje pinal ska vara för att hålla den fina ordningen. När vi får lite för mycket att göra kan det tillfälligt bli lite stökigt, men när det blir lugnare igen så är den fina ordningen snart tillbaka”.

Just denna uppfattning om att Lean är synonymt med verktyget 5S är något som jag anser vara alltför utbrett bland de ”oinvigda” tyvärr. Ordning och reda i all ära, men visst finns det så mycket mer att hämta? (Många företag har såklart kommit långt bortom detta stadie). Ett i mitt tycke viktigt ställningstagande för att etablera ett effektivt förbättringsarbete är att samtliga medarbetarna inom företaget måste bidra. Kontinuerlig förbättring av alla processer inom företaget måste vara målet.

En bra start är att säkerställa att alla kan bidra. Genom att involvera samtliga inom företaget och ge dem förståelse för till exempel slöseri, resurseffektivitet, flöde och standardiserat arbetssätt har du skapat en bra bas för dem att själva identifiera förbättringspotentialer. Viktigt är också att skapa en systematik för att enkelt samla in förbättringsförslag. Detta gör det möjligt att utvärdera, prioritera och sprida bra idéer från alla.

Detta låter enkelt i teorin, men är ibland svårt att komma igång med. Viljan att dela med sig av bra idéer förefaller ibland begränsad. Ett talande exempel på det var min lilla tävlan här i loggen (13/6) där pris till bästa förbättringsförslag utlovades. Trots att inlägget visades 1800+ gånger på LinkedIn och X antal gånger på hemsida och Facebook så fick vi enbart in ett (!) förslag. Detta gjorde visserligen arbetet med att utse vinnaren väldigt enkelt, men jag hade hoppats på att få ta del av många smarta idéer samt kunna använda det som ett gott exempel på hur vi kan sprida kunskap. Men jag säger som Robert Gustavsson i rollen som Tony Rickardsson: ”Jag är inte bitter …”