Vinnare 2016: Värmdö kommuns bygg- och miljöavdelning
Att Värmdö kommuns bygg- och miljöavdelning utsågs till Årets Lean-byggare 2016 har nog inte undgått många. Vad som däremot inte lika många känner till är hur målmedvetet de arbetat under flera år och, som alltid när det gäller Lean, i både mot- och medvind. Carina Molin, som ledde arbetet, berättar om deras framgångsrika resa.
Allt inleddes med ett beslut i kommunfullmäktige 2009 om att kommunen skulle börja jobba SMART och som en del i detta att arbeta med Lean.
– En stor anledning till satsningen var dåvarande personalchefens intresse för Lean-filosofin berättar Carina Molin, samhällsbyggnadschef på Värmdö kommun sedan 1 januari 2015, då chef för bygg- och miljöavdelningen. De skulle testa arbetet på tre pilotarbetsplatser och vi var inte sena att hoppa på.
Lean är ingenting som ”händer”, det krävs både planering och kunskap. Det krävs en grundlig implementering och etablerad samsyn, varför hela kommunledningsgruppen åkte på studiebesök för att studera Lean-processerna vid socialförvaltningen i Köpenhamn. Under samma resa tog de dessutom hjälp av en konsult i Malmö för en introduktionsdag i Lean med legospel och produktionsexempel.
– Efter det var jag helt såld och tjatade mig till att vara en av pilotgrupperna, minns Carina med ett leende. Här handlade det verkligen om sunt förnuft, att se helheten och förstå varför det tog stopp. Jag såg likheter med bygglovsprocessen, samma saker som jag upplevde i ”fabriken” under spelet.
Dåvarande personalchefen satte samman en Lean-grupp på 2-3 personer som agerade coacher och var med för att etablera nuläge, gå igenom slöserier, sätta en process framåt och skapa tavlor etcetera. Därefter fick avdelningens egna Lean-koordinatorer utbildning och tog över ansvaret på plats, med fortsatt stöd från personalavdelningen.
Hur var det då med motvinden? Det största motståndet kom faktiskt från medarbetarna på byggsidan. Inte heller bygglovchefen var särskilt mycket för förändringar; de hade redan gjort allt, provat alla varianter och sättet de arbetade på nu var det bästa …Trots att handläggningstiderna låg på mellan 6 – 12 månader.
– Det var väldigt tydligt att byggsidan hade bestämt sig för att inte vara med, säger Carina. På miljösidan gick betydligt enklare att införa förändringsarbete men på byggsidan var det nästan tvärstopp. Visst, det fanns ett fåtal som var positiva men majoriteten var negativ.
Det gjorde att de följande 1-1,5 åren kännetecknades av uppsägningar och nyrekryteringar. Även om Carina var förvånad över motståndet var hon inte helt oförberedd; i det regionnätverk hon medverkade i diskuterade cheferna mycket kring detta och hur otroligt mycket svårare det var att genomföra förändringar på byggsidan.
– Det verkar nästan vara något av en tradition men jag vet inte var kulturen kommer ifrån, säger Carina. Motståndet bestod i många negativa åsikter men jag upplevde ingen vilja till att bidra med konkreta förbättringsförslag.
I början av 2012 hade de sista motvalls valt att säga upp sig och Carina kunde satsa på de som verkligen ville vara med och förändra – och nu tog det också verklig fart. De bygglovshandläggare som kom till efter 2012 bara växte med uppgiften och resultatet blev betydligt bättre. Även byggnadsnämnden började inse effekterna av Lean-arbetet och valde att delegera ett allt större ansvar till medarbetarna, för att ytterligare bidra till minskade handläggningstider.
– Då visste jag att vi hade lyckats!
Efter redan något år spred sig ryktet om deras framgångsrika arbete ännu bredare i kommunen. På en mässa träffade ordföranden i kommunstyrelsens planutskott och kommundirektören en representant från Lean Forum Bygg och berättade om det arbete som genomförts på bygg- och miljöavdelningen. Rådet de fick: Sök till Årets Lean-byggare!
– Sagt och gjort, kommundirektören bad mig att skicka in ansökan så jag skickade in en presentation med lite nyckeltal, berättar Carina. Efter ett par månader fick vi komplettera med lite annat underlag och sedan fick vi beskedet att vi var en av tre nominerade företag.
Resten är historia. Efter vinsten strömmade naturligtvis gratulationerna in via en massa SMS och hälsningar, framförallt blev det uppmärksammat bland andra kommuner. Däremot är Carina lite förvånad över att inte andra kommuner valt att komma på studiebesök till Värmdö. Inom andra delar av den egna kommunen har dock uppskattningen varit desto tydligare med både förstasidesnyhet på hemsidan och efterfrågade föreläsningar.
– När de cirka 80 enhets-, avdelnings- och sektorcheferna skulle mötas så fick de rösta om vad de vill lyssna på och Lean blev ett av de mest efterfrågade områdena, berättar Carina. Jag och min efterträdare på bygg- och miljöavdelningen, Jelinka Hall, fick dra en presentation om Lean-priset och vårt Lean-arbete och fick en fantastisk feedback. Det går att lyckas!
Carinas råd till andra som kommit en bit i sitt Lean-arbete är att söka till Årets Lean-byggare. Enligt henne är det typiskt svenskt att inte tro tillräckligt mycket på sig själv – det finns säkert någon annan som är bättre – men bara det att ta fram ett underlag innebär en klapp på den egna axeln; plötsligt står det svart på vitt vad som åstadkommits. Att sedan alla inte kan vinna är en sak, men bara att vara nominerad som en av tre var väldigt inspirerande.
– Känslan av att vi ligger bland de bästa med tanke på den komplexa myndighetsutövningen vi har inom miljö och bygg i kommunen är oerhört positiv, menar Carina. Att vi sedan vann utmärkelsen var en bekräftelse på både nyttan och nödvändigheten av att hålla ut.
Själv har Carina från resans start lärt sig att välja sina strider. I det längsta försöker hon få medarbetarna att komma med förslag istället för att själv försöka styra – är det något hon blivit duktig på så är det i sitt strategiska tänkande. Samtidigt som hon upplever hur vissa chefer är väldigt positiva och tar till sig ”tänket” så finns det fortfarande andra som tycker att det är för mycket ”halleluja” över Lean.
– Här tror jag att Lean Forum Bygg har en viktig uppgift, att uppmuntra chefer att på riktigt titta närmare på Lean, avslutar Carina. Att arbeta med enkla medel genom små förbättringar ger i förlängningen stora vinster såsom effekter i arbetsmiljö, processer, standardiseringar och handläggningstider. Medarbetarna blir väldigt engagerade och stolta över sitt arbete och filosofin går att använda i allt!