Effektiva processer – visuella metoder

Det går inte att använda samma metoder för att lösa de problem som dessa har skapat. För att lösa byggsektorns utmaningar måste det till nya angreppssätt. Lean Forum Byggs styrelsemedlem Jimmy Dahlström lyfter här med sin kollega Jesper Lundgren på Prolog fram ett framgångsrikt alternativ: Visuell planering.

Byggbranschen befinner sig i en intensiv period där beställningar på projekt står i kö hos entreprenörerna. Boverket uppskattar att hela 700 000 nya bostäder ska produceras till år 2025, vilket innebär att cirka 70 000 bostäder ska produceras per år. Trots de senaste årens högtryck måste bostadsproduktionen fördubblas för att uppnå målet; vi måste producera i samma takt som under 60- och 70-talets miljonprogram.

Samhällsbyggarsektorn är på väg mot en överhettning och resursbristen är tydlig. Utöver dessa faktorer finns en problematik kring samhällsbyggarbranschens produktivitet. Statistik visar att produktivitetsutvecklingen i samhällsbyggarbranschen jämfört med tillverkningsindustrin är 1,7 gånger lägre. Det vill säga, per tillverkad enhet ökas inte värdet utan kostnaden ökar. Det blir alltså dyrare ju fler enheter som produceras. Dessutom visar färska siffror att byggkostnaderna i Sverige är 67 procent högre än genomsnittet i Europa.

– Vi har på Prolog har arbetat med att effektiviserat byggandet i 18 år, grundat på att göra skillnad i samhällsbyggandet, säger Jimmy Dahlström. Vi har hjälpt våra kunder att utveckla och implementera nyskapande metoder och verktyg för ett hållbart samhällsbyggande, där vi sett flera enastående och verifierade resultat.

Avgörande för att möta de utmaningar som finns på marknaden är effektiva processer som gör det möjligt att göra mer med de resurser som redan finns. En metod som visat sig effektiv för att få bättre kontroll och minskad tidsåtgång i projekten och verksamheter är visuell projektplanering. Visuella metoder kan tillämpas i samtliga faser av ett projekt samt inom ramen för en organisations planerade arbete. I ett projekt används metoderna med fördel i planeringsarbetet inför och under projektets genomförande.

Fördelar med visuell planering:

• Bättre överblick
• Förbättrad kommunikation
• Samsyn
• Ökat engagemang
• Ökad delaktighet
• Effektivare möten
• Problemområden och hinder syns tydligt och tidigt.

Under de senaste åren har flera stora projekt använt sig av visuell planering i projekteringsfasen med lyckade resultat. Det är tydligt att effekten av visuell projekteringsplanering medför att projekteringstiden minskar – skapas rätt förutsättningar för implementering av arbetssättet kan projekteringstiden uppemot halveras. Några nyckelfaktorer bakom detta är:

• Involvering
• Mätning och uppföljning
• Samlokalisering
• Engagemang
• Högt till tak.

– Det här är inte rocket science, metodiken lär knappast ge något Nobelpris, däremot visar det här exemplet på att om fokus flyttas från post-it-lappar (verktyget) till processen, metodiken och strategin och att involvera och engagera fler så uppnås resultat, fortsätter Jimmy. Metoderna är sprungna ur Lean och det är många duktiga aktörer som har lyckats med detta, till exempel NCC, Veidekke och Ytterbygg för att ta lite olika storlek på företag.

Flertalet projektdeltagare vittnar om mjuka vinningarna i form av gladare projektdeltagare, minskat antal sjukskrivningar och högre engagemang. De effektiva processerna i form av visuella metoder gynnar inte bara de mjuka aspekterna utan givetvis även mer traditionella KPIer såsom tid, kostnad och kvalitet.

Detta visade sig tydligt i ett stort infrastrukturprojekt i vilket den normala och förväntade systemhandlingsprojekteringen omfattade två år. I nämnda projekt arbetade mer än 40 konsulter två dagar i veckan. Projektet utarbetade tydliga och effektiva processer som hanterade projekteringens framdrift på ett enkelt, tydligt och visuellt sätt.

– De resultat som åstadkommits hade inte varit möjliga utan både engagerade projektledare och deltagare, det är de som är anledningen till framgången, säger Jimmy. Oavsett vad vi säger eller tycker så är det de själva som driver och genomför arbetet.

Projektledaren konstaterar mycket positiva effekter och säger själv att projekteringstiden har halverats med hjälp av de visuella metoderna. Översatt i kronor och ören innebär en halverad systemhandling en besparing på 23 miljoner kronor i rena konsultarvoden för detta projektet.

En nyckelfaktor för en framgångsrik visuell projektering är att involvera samtliga discipliner och nyckelintressenter i att gemensamt ta fram en visuell beskedstidplan. Det är först när en fullständig samsyn råder som tidplanen bedöms vara klar. Gruppen äger gemensamt planen och alla förväntas arbeta utifrån den. Eventuella hinder eller problem hanteras redan i detta skedet.

Avstämningar mot planen sker löpande under hela projekteringsfasen genom specifika avstämningsmöten. Dessa möten är inga arbetsmöten, endast avstämningar, och genomförda på rätt sätt är de upp till 80 procent effektivare än traditionella projekteringsmöten. Det är inte ovanligt med projekterande avstämningsmöten på 4-5 timmar; med rätt process tar de med det här upplägget sällan över en timme.

För att framgångsrikt arbeta med visuell planering krävs mätning och uppföljning; det du mäter blir du bättre på. Visuell planering är ett dynamiskt arbetssätt som måste anpassas efter det aktuella projektet och de människor som arbetar i projektet. Det är därför viktigt att noggrant analysera vad som ska mätas och varför. Exempel på resultat från mätning i ett projekt som implementerat detta arbetssätt visas i tabell 1.

– Jag tror på betydelsen av att lyfta goda exempel och även om det inte rör sig om uttalade ”Lean-projekt” så är det som sagt sprunget ur Lean, avslutar Jimmy. Det är en av Lean Forum Byggs styrkor, att kunna lyfta dessa exempel till nytta för branschen och agera som ett nav för kunskapsspridning.