Det var ett tag sen jag skrev en logg för Lean Forum Bygg (LFB) och världen ser annorlunda ut sedan sist. Det är svårt att inte beröra situationen i världen, även om detta beskrivs i stor omfattning i alla typer av media. En effekt av situationen i världen märktes ganska tidigt i våra industrier, försörjningskedjan bröts i och med hårda restriktioner i andra länder. Det började diskuteras huruvida Lean, eller snarare ”just-in-time”, och globala försörjningskedjor rimmar illa med att ha beredskap för extrema situationer. Just-in-time kan möjligen vara feltolkad som ”i sista sekunden” när det snarare handlar om att får leveransen i rätt tid (vad som är ”rätt tid” bestämmer man själv) i rätt mängd (volymen bestämmer man själv) etcetera. En kvalificerad gissning är att denna diskussion kommer att fortsätta en lång tid framöver och möjligen kommer saker och ting att se annorlunda ut. Fortfarande gäller dock att aktivt arbeta på arbetsplatsen för att öka delaktigheten, att involvera alla i förbättringsarbetet samt att alltid fråga sig ”går detta att göra på ett bättre sätt?”

För min vardag på Trafikverket med Ostlänken är situationen inte lika akut. Ostlänken är i projekteringsfasen och många har möjlighet att fortsätta arbeta på distans. Som för så många andra blir det mycket digitala möten i dess dagar. Till viss del så märker man att de personliga mötet saknas, den snabba frågan när man möts i korridoren har ersatts med en Outlook-inbjudan, och saker och ting tar längre tid att utreda. Från våra leverantörer och projekterande konsulter börjar det komma vissa signaler om svårigheter. Ostlänken är ett stort projekt, runt 1200 projektörer är involverade, och många är internationella underkonsulter. Även om många av dessa underkonsulter också kan arbeta hemifrån har de inte alla lika bra internetuppkoppling i hemmen vilket gör att vissa leveranser kommer att bli försenade. Framförallt de som arbetar med tunga filer märker av att det tar längre tid att få saker och ting gjorda, vilket är ännu en effekt av globaliseringen som kanske inte uppmärksammats i lika stor utsträckning än.

Jag noterade i och med att jag författar denna logg att det nog blir min sista, jag avgår från Lean Forum Byggs styrelse i och med årsmötet. Hur ska man sammanfatta de två år jag deltagit i LFBs arbete? Spännande, utvecklande och inspirerande är väl det som först och främst dyker upp. Vi fick igång ett arbete med att belöna examensarbeten som duktiga studenter författat kring Lean i byggsektorn, där jag hann vara med och utse två vinnande examensjobb. Jag var med och utsåg Årets Lean-byggare och fick uppleva glädjen och stoltheten hos det vinnande företaget på prisutdelningen. Detta är bara några axplock kring uppdraget i LFBs styrelse, en tid som man så här i eftertänksamhetens kranka blekhet ändå måste beteckna som mycket väl använd.

Med det vill jag rikta ett stort tack till Lean Forum Bygg för att jag fick förtroendet att delta i arbetet och önskar föreningen ett stort lycka till i framtiden. Ni har ett viktigt uppdrag i att få fler att tänka Lean!

Semestern är ett bra tillfälle att, förutom åka runt i Europa med tåg, reflektera över det första året som medarbetare i Ostlänken. Det är ett stort projekt som löper över lång tid. I projektet arbetar jag med samordningsfrågor, dels mellan de olika delsträckorna, dels internt mellan olika expertområden. En slutsats så långt är att engagemanget för utvecklandet av en ny stambana är stort bland mina kollegor, vilket är en bra förutsättning för att komma framåt i projektet.

En svårighet dock med ett projekt som löper över lång tid är att det oundvikligen leder till en viss personalomsättning, både internt i projektorganisationen samt hos de leverantörer som är engagerade i projektet. Hur hanterar man kunskapsöverföringen i och med att det kommer in nya personer i projektet? En sak är att uppdatera nya kring var projektet är i tid och i utveckling (hur långt projekteringen kommit) rent tekniskt; det andra är att nya medarbetare lär sig arbetsgångar, rutiner, processer etcetera.

En lösningar är att visualisera processerna, vilket vi arbetar med. Dock ger det en begränsad (och statisk) bild av processen. Eftersom de olika delprojekten befinner sig tidsmässigt i lite olika faser räcker inte den statiska bilden helt och hållet. Vi har också minnesanteckningar/protokoll att gå tillbaka till för att få en bild av vad som hänt i projektet för att förstå historien.

Min egen upplevelse av att komma ny in i ett projekt som pågått i ett antal år är att det krävs ganska mycket detektivarbete för att hitta historiken, som är viktig för att förstå varför man gör som man gör idag och för att kunna komma med förslag till förbättringar. Materialet finns, lagrat digitalt, men inte alltid så lätt att hitta i ett stort projekt som Ostlänken. Under kommande vecka ska jag introducera en ny medarbetare, så denna vecka kommer mycket av tiden att ägnas åt att fundera på hur jag på bästa sätt får personen att komma in i projektet och dennes arbetsuppgifter.

En annan mer jordnära uppgift som ligger framför mig är att granska och värdera de inskickade examensarbeten som nominerats till Lean Forum Byggs exjobbspris, Årets Lean-byggarstudent. Vi hoppas på en stor skörd av väl genomförda arbeten att granska och i slutänden kunna belöna ett arbete som behandlar Lean Construction i byggbranschen idag.

Jag ser fram emot ett nytt verksamhetsår som aktiv i Lean Forum Byggs styrelse. Föregående verksamhetsår kröntes av ett årsmöte med intressanta presentationer och konfigurerandet av en ny styrelse, med några nya kompetenser, samt ett boksläpp. Årsmötet kunde i övrigt konstatera att verksamheten ”tuffar på” enligt plan.

Det var ett ganska tydligt budskap som både Janni Tjell (NCC/Chalmers) samt Cecilia Hedblad och Jörgen Olsson (NorDan, Kvillforsfabriken) gav i sina presentationer under årsmötet. Janni Tjell berättade om NCCs arbete med att implementera Lean i designprocessen och deras fokus på det som är ”under ytan”, kultur och värderingar, och hur viktigt det är att få de bitarna på plats.

På liknande sätt gav vinnarna av Årets Lean-byggare, NorDan (Kvillforsfabriken) sin bild av hur de började sin resa och vart de nått så långt. De fokuserad på att förbättra processen med existerande maskinpark med stor framgång. För att citera presentatörerna: ”Det behöver inte kosta mycket pengar i investering av nya maskiner, man kommer långt med att utveckla sin personal”. Presentatörerna berättade också att det utbröt jubel i fabriken när nyheten om priset som Årets Lean-byggare nådde dem. Det kanske ska ses som en fingervisning om att priset har betydelse och motiverar utveckling?!

Boksläppet i år gällde Loggboken med ett urval av verksamhetsårets loggar från styrelsemedlemmarna. Kanske blir det en kioskvältare, eller möjligen en bok att ha vid sängkanten när man känner ett behov av att fylla på med Lean-betraktelser.

I och med det kommande årsmötet så sluts cirkeln för mitt andra år som styrelsemedlem i Lean Forum Bygg. Detta verksamhetsår har inneburit många intressanta aktiviteter och händelser. Jag har fått delta i att utse en vinnare i examensarbete och Årets Lean-byggare samt arrangerat och deltagit i seminarier som lyfter fram nyttan men också utmaningarna att implementera Lean-tänkade i byggbranschen. Dessutom har jag fått äran att medverka i vår nya bok – Lean Forum Byggs Loggbok – som släpps vid årsmötet.

Nu ser jag fram emot ännu ett år i och med årsmötet i maj och försöker spana in i framtiden vad nästa verksamhetsår kan ha att komma med. Kanske kommer vi att se fler byggföretag som sneglar åt möjligheterna att effektivisera sin verksamhet genom att implementera Lean-tänk i sin verksamhet, eller kanske fler nya aktörer som träder in på marknaden som har sin grund i industriellt tänkande. Det enda vi kan vara säkra på dock är att det inte blir som igår, att vi inte kan arbeta som vi alltid har gjort.

I projekt Ostlänken funderar vi ständigt på hur vi som beställare kan ge bättre förutsättningar åt leverantörerna att arbeta mer effektivt. Hur långt ska vi gå i kravställandet och beskrivandet av slutprodukten för att inte låsa möjligheten till innovation, samtidigt som vi får en anläggning som vi är säkra på går att förvalta på ett bra sätt? Trafikverket har lång erfarenhet av att förvalta anläggningarna och den erfarenheten ska vi inte tappa bort.

Att hantera standardiserade arbetssätt är en utmaning när man befinner sig i konceptfasen av ett projekt. En del av utmaningen ligger i att tillåta utforskande aktiviteter samtidigt som man skapar rutiner och riktlinjer för att driva projektet framåt. I en konceptfas vill man inte göra för detaljerade utredningar eftersom det kan leda till ett merarbete samtidigt som man måste svara på frågan ”kommer det här att fungera?” De lösningar som tas fram i konceptfasen kan mycket väl bli omarbetade i bygghandlings- och produktionsfasen, vilket i slutänden leder till ett slöseri i och med att samma sak görs flera gånger.

Vi befinner oss i systemfasen i Ostlänken-projektet där vi måste kunna visa att vi har ett fungerande och byggbart koncept. Samtidigt vill vi inte låsa detaljlösningar eftersom det också kommer att bearbetas i bygghandlingsskedet och till viss del hanteras i produktionsfasen. Till det så har vi en juridisk process där vi ska låsa markanspråk och få tillstånd att bygga anläggningen så småningom. Ibland kanske det är en fråga om mod, att våga lita på att vissa frågor bättre hanteras i ett senare skede. Möjligen också en fråga om otydlighet; har vi beskrivit nog bra vad vi vill uppnå med systemfasen, eller en kombination av de bägge variablerna?

Jag hade också förmånen att vara med på prisutdelningen av Lean Forum Byggs pris till Årets Lean-byggare. Under kvällen hann jag samtala med representanterna från årets vinnande företag NorDan, ett imponerande förbättringsarbete som började på ”golvet” och lade grunden till deras framgång. Personerna som representerade NorDan var med på tiden före Lean-införandet och återgav deras syn på hur hela fabriken ”lyftes” när de började analysera och strukturera sina arbetsflöden.

Betraktelsen för dagen är utmaningen som ligger i den digitala utvecklingen och att driva ett projekt samtidigt. Vår intention i Ostlänken är att arbeta med BIM samtidigt som projektet ska leverera. Hur långt har vi kommit med den digitala utvecklingen? Det är teknik som inte är alldeles lätt att hantera och det krävs ofta handpåläggning, systemen klarar inte av att föra över information på egen hand. Digitaliseringen kommer självklart att göra nytta när det är ”klart”, men just nu känns det som att en vanlig whiteboard är bättre än digitala system när det ska gå fort …

Å andra sidan kanske det alltid kommer att vara så, att det är en fråga om att ha rätt ambition för rätt tillfälle. Utvecklingen går otroligt fort idag när vi tittar på digitala verktyg, men det kanske inte är kunskap eller kompetens som finns hos projektets aktörer. Det känns onekligen ibland som att visionen har kommit längre än verkligheten. Vad ska göras var, av vem och när? Det är inte alltid alldeles lätt att se nyttan mitt i leveransen av ett projekt med sina milstolpar och leveranser.

Dessutom är det dessvärre fortfarande så att den samlade erfarenheten och lärdomarna skingras efter projektet. Det saknas en kontinuitet, trots en utprovad och fungerande lösning använts så kan den se annorlunda ut i nästa projekt. Dessa projektunika lösningar som vi inte drar nytta av vid nästa tillfälle är något vi ständigt diskuterar. Det är en ledningsfråga; ska vi ge utrymme för digital utveckling ned standardiserade arbetssätt i detta projekt? Vad är det som gäller, att driva projektet eller att utveckla? Att göra båda saker parallellt är som sagt en svår utmaning att balansera.

Styrelsekollega Per Öberg loggade tidigare om megaprojekt och att riktigt stora sådana var ett helt annat djur att tämja jämfört med ett normalprojekt. Jag kan bara hålla med om det i arbetet med att baxa en järnväg på plats … Det är en svår balans mellan struktur och att inte ha för excessiv dokumentering så att man drunknar i den.

Det är också ett dilemma med stora projekt att de har flera delprojekt som tidsmässigt ligger olika; några ligger tidigt med andra ligger senare. Vi försöker uppdatera arbetssätt och annat allt eftersom, men det är lätt att det istället krockar med de olika upphandlingarna. Hur taktar de in tidsmässigt, vad var sagt från början och vad är det som gäller nu?

Detta och mycket annat måste beaktas och tas hänsyn till vid projekt utav ostlänkens magnitud. Även om vi har planer på vissa strukturella förändringar så är det inte alltid möjligt att genomföra dem. Tidsaspekten är en av många utmaningar att hantera.

Nu ser jag fram emot den 26 mars och prisutdelningen för utmärkelsen Årets Lean-byggare. Jag vet ju hur jämna de nominerade är, de har alla jobbat både mycket och länge med sina processer. Det ska bli verkligt intressant att höra vad juryn kommer fram till. Det ska även bli intressant att vara med på byggegalan eftersom det är första gången för för mig. Hoppas vi ses där – biljetter kan du köpa här!

Standard kontra flexibilitet och krocken däremellan är ganska intressant. Generellt när vi talar om projekt så ska de skapa en flexibilitet efter det problem som ska lösas, det är grundtanken. I ostlänken har vi samtidigt fyra delprojekt som representerar varsin delsträcka och inom dessa möter vi fem kommuner och två länsstyrelser att diskutera med. Dessa är också tillståndsgivare.

Vår målsättning är att möta alla på samma sätt, det ska inte vara ett budskap åt ena hållet och ett annat åt andra – aktörerna talar ju dessutom med varandra. Men vi vill också behålla flexibiliteten för att kunna förhålla oss till de olika förutsättningarna. Det är onekligen ett krux även för den mest Lean-intresserade att identifiera rätt manöverutrymme för att driva delprojekten framåt på effektivaste sätt.

Dessutom talar vi i vårt fall om rejält stora projekt, där varje delprojekt omfattar runt tio miljarder kronor. Går det att standardisera processerna och ändå tillåta en flexibilitet för att möta eventuella problem? En liten januaribetraktelse … För att gå över till något helt annat så är vi nu mitt uppe i nomineringen av Årets Lean-byggare, där jag själv intervjuar en av kandidaterna. Sedan är det upp till juryn att utse vinnarna bland de tre kandidater som styrelsen nominerar – på Årets Bygge-galan den 26 mars presenteras vinnaren!

Här kommer en lite julhälsning från oss i projekt Ostlänken, där vi arbetar vidare med den pågående justeringen av projektet. I och med att vi fick ett större omtag passar vi på att försöka styra och strama upp samt standardisera kring kravbilden för att göra den så tydlig som möjligt.

Det innebär alltid en utmaning för ett projekt som sådant – speciellt av Ostlänkens storlek – när det sker projektering parallellt med utveckling av tekniken, vilket i sig ger en kravförändring under framdrivningen av projektet. Nu gäller det skapa en tydlig bild framöver, men det är som sagt inte lätt när teknikutvecklingen sker parallellt.

Något annat att se fram emot är Årets Lean-byggare och de bidrag som kommit in. Det ska bli spännande att se vad som ligger i inboxen denna gång; det var en hel del starka bidrag ifjol så det är inte utan att man är nyfiken på att se vad årets skörd erbjuder. Kul också med för oss helt nya aktörer och att se vad de har att komma med – ser fram emot en intressant läsning under de kommande helgerna!

På Trafikverket sitter vi just nu mitt i en förändring av projektet Ostlänken, en ordentlig omstuvning på grund av ändrad hastighet. Det blir en hel del konsultmöten för att ge dem rätt förutsättningar att se över konsekvenserna och ta fram nya tidplaner för det fortsatta arbetet. Det är helt enkelt fokus på förändringsarbete där vi samtidigt passar på att titta över om det är något mer vi kan och bör jusera kring arbetssätten när det ändå sker en så pass stor omställning. Här talar vi om totalt cirka 5-600 konsulter som är involverade i projektet.

Bara på Trafikverket är vi dessutom 150 personer som är direkt engagerade i projektet. Det är många människor som ska hållas à jour vilket ställer höga krav på informationen; vad har gjorts, hur har det gått hittills, vad kan vi ändra på och vad måste vi ändra på med tanke på nya krav och justerad kravbild? Att hantera dessa förändringar är en stor del av arbetet just nu, vilket är vådan av den här typen av stora projekt när det sker omställningar av förutsättningarna. En verklig utmaning.

Vad gäller Lean Forum Bygg är det lite lugnare, men även här räknar vi med ökad aktivitet inom kort. Vi har dragit igång arbetet med Årets Lean-byggare på riktigt och det har redan kommit in ett antal alternativ, men fler är alltid välkomna. Vi har inte påbörjat granskningen och urvalet av nominerade att skicka vidare till juryn än, men det är ett arbete som vi ser fram emot. Innan dess hoppas jag dock på ännu fler alternativ – har du själv kanske något förslag? => Länk till anmälan!