Lean handlar om effektiva (läs smarta) processer och för det krävs det tydlig kommunikation och tydlig ansvarsfördelning i samspel med ett coachande ledarskap. Precis som Maja Modigh skrev i sitt förra inlägg så behöver vi förstå de samverkande parterna bättre. Jag håller helt och hållet med, men vill samtidigt trycka på det egna ansvaret som vi inte får glömma bort i diskussionen: Vad kan JAG göra för att förbättra kommunikationen, samarbetet, resultatet, säkerheten på arbetsplatsen med mera? Det är en fråga som vi behöver ställa oss själva (oftare). Med Lean kommer ett tydligt eget ansvar och förväntningar på att den enskilde individen agerar när så krävs och löpande bidrar till ett ständigt förbättringsarbete. Om vi alla fokuserade mer på hur vi själva kan bidra så skulle vi nå framsteg fortare tror jag.

När det gäller coachande ledarskap så tänker jag på det Nicklas Häggström skrev i ett inlägg nyligen om att han som ledare mer ska föregå som gott exempel genom att koppla ner mer under ledighet, det vill säga visa sina medarbetare att det faktiskt är OK att ta semester. Måste vi alltid vara tillgängliga i våra roller på jobbet så arbetar vi troligtvis fel, ingen är oumbärlig. Det är en kombination av både mindfullness och workfullness. Ofta när vi pratar om att vara här och nu så tänker vi kanske främst på det privata, men att även vara här och nu på arbetet – så kallad workfullness – är något som vi behöver bli bättre på. Sätt tydliga gränser mellan jag som person på arbetstid respektive jag som person på fritid.

För något år sedan gjorde Telenor en ganska rolig film kring hur många beter sig på jobbet med tanke på sociala medier där vi ständigt är tillgängliga. Filmen är ett experiment på hur det skulle se ut under ett möte om vi IRL gjorde allt det där vi gör i smyg i mobilen. Tänk på att den föredragande i filmen inte har en aning om att de ingår i ett experiment. Har du inte sett den så rekommenderar jag dig att se den här, du kommer att få ett gott skratt – jag lovar!

Ännu ett verksamhetsår i Lean Forum Bygg är till ända och nästa vecka stundar vårt årsmöte där vi redogör för året, men där vi även kommer att få lära känna vinnaren av Årets Lean-byggare: Moelven Byggmodul i Värmlandsbro. Det ska bli intressant att lyssna till deras resa, då de var nominerade redan förra året och har vässat på sitt arbetssätt sedan dess.

Själv befinner jag mig i ingemansland just nu efter att ha sagt upp mig från mitt jobb. Jag har valt att stanna upp i livet och fundera över vad jag vill. Det var läskigt till en början men just nu känner jag att livet är fullt av möjligheter och jag känner mig så fri. Efter två år i styrelsen kommer jag även att lämna över stafettpinnen till nästa ordförande och ber att få tacka för visat förtroende!

Att basera beslut på fakta och förstå variationer i statistiken var något som jag lärde mig på kursen ”Att förstå och hantera variationers processer” som Jörgen Gustavsson höll på Sandholm Associates i Stockholm för två veckor sedan. Hur många gånger läser vi inte av ett diagram och tror oss ha hela sanningen? Vi tänker att diagrammet visar fakta, vilket är likställt med sanningen (i alla fall ur ett ingenjörsperspektiv). Jörgen utsatte således gruppen för ett test där vi fick analysera mätvärden i ett diagram över en tidsperiod på ett år. Uppgiften var att välja ut tre värden som vi skulle rekommendera den fiktiva företagsledningen att fördjupa sig i.

Testet visade att vår analys var väldigt subjektiv, vi hade inte valt samma mätvärden i gruppen. Vi hade gjort egna tolkningar och det skapades en intressant diskussion kring vad som egentligen är en avvikelse; de värden vi hade framför oss kanske inte var mer än normala och höll sig inom variationen? Och hur såg det ut längre bak i tiden? Nästa steg var således att jämföra värden längre bak i tiden för att sedan applicera dem i ett så kallat styrdiagram som angav både den övre och undre gränsen för variationerna. I vårt exempel så hade vi inget värde som föll utanför dessa gränser – det fanns ingen anledning till varken oro eller fördjupning!

Lärdomen jag drog var att det är väldigt lätt att dra förhastade slutsatser, att falskt förlita sig på enkla diagam utan att egentligen förstå dess data och vilken nytta vi faktiskt kan ha av styrdiagram för att öka förståelsen. Hur är det hos dig? Baserar du och din organisation beslut på fakta, frågar du dig vad diagrammet du har framför dig faktiskt säger? Tänkvärt. Imorgon börjar jag en annan kurs i ”Effektiva ledningssystem och standardiserat arbete”, vilket är så Lean det kan bli! Det får jag återkomma till i nästa logginlägg.

Ett annat faktabaserat beslut ska vi få på måndag den 27 mars, då vinnaren av utmärkelsen Årets Lean-byggare koras på galan ”Årets Bygge 2017” på Cirkus i Stockholm! I år har vi tre starka kandidater: Arcona för deras involverande arbetssätt, Moelven Byggmodul för deras effektivisering av produktionslinan och NCC för deras standardiserade arbetssätt med Bluebeam, något de även vill sprida i branschen. Alla har de gjort en rejäl Lean-resa under en kort tid och det är fantastiskt kul att lyfta goda exempel. På måndag får vi besked om vem som koras, men jag tycker alla tre redan är vinnare för det arbete som de genomfört – för sina medarbetares och för sina kunders skull!

Du är även välkommen att anmäla dig till Lean Forum Byggs årsmöte den 18 maj som vi genomför i Skanskas lokaler på Kungsholmen i Stockholm. Årets Lean-byggare är då inbjuden för att berätta om sin Lean-resa, något som brukar vara väldigt uppskattat. Vi bjuder dessutom på enklare tilltugg och mingel. Anmäler dig gör du på vår hemsida. Gör det här redan idag.

Vi lever alltid i en tid av förändring, även om förändringstempot kan variera. Jag ser gärna tillbaka till den 25 januari då vi lanserade vår nya bok och där det var jättekul och inspirerande att så många ville och kunde närvara. Inte bara boken tilldrog sig intresse, även Lean Forum Bygg generells känns väldigt aktuellt där en årlig höjdpunkt är att utse de nominerade till Årets Lean-byggare. Vi har nu tre värdiga finalister som vår kompetenta jury ska intervjua. Vinnarna presenteras på byggalan den 27 mars, vilket blir otroligt spännande och även ett intressant tillfälle att lyfta de nominerade som goda exempel.

För er som är nyfikna på att veta lite mer – eller som inte har möjlighet att närvara vid byggalan – vill jag tipsa om Lean Forum Byggs årsmöte i maj då vinnaren traditionsenligt medverkar med en presentation av sitt Lean-arbete. Håll utkik på hemsidan och i din inkorg efter inbjudan, årsmötet är alltid välbesökt och kan bli fullbokat! På mötet kommer vi även att lansera ett nytt Lean-pris, denna gång riktat till studenter och där vi som bäst håller på att sammanställa kriterier och kravspecifikation. Priset är sedan tänkt att delas ut på den nya mässan i Göteborg med arbetsnamnet ”Nordic Architecture Fair”.

Avslutningsvis något helt annat som dock knyter an till förändringsinledningen: Lean handlar i mångt och mycket om förändring, precis som livet självt. Antingen ser vi till att det händer, eller så ”drabbas” vi av det oförberett. Själv har jag känt att jag behöver en förändring och har därför sagt upp mig efter tio fantastiska år på Arcona. Det har varit en härlig plats att arbeta på och de kommer alltid att ha en plats i mitt hjärta. 2017 blir således ett mycket spännande år med nya utmaningar som jag i sann Lean-anda inleder med reflektion på en bergstopp i Bali, Indonesien. Det är också min uppmaning till dig; reflektera mer. Vi säger det ofta inom Lean men hur många av oss gör det i vardagen? Vi har nämnt det tidigare att livet är som en cykeltur – balansen är avgörande.

God fortsättning på ett nytt och smartare byggår 2017, fyllt med ettor och nollor! Efter skön  julledighet och återhämtning med nära och kära, och även till slut rejält med snö här i Stockholm så att också vi kom ut i skidspåret, så är det dags att blicka framåt. 2017 är året som ska leda upp till bevis när det gäller förra årets ”buzz word” – digitalisering. Vad står det för egentligen och vad innebär det ur vårt perspektiv i samhällsbyggnadssektorn? Svaret är att ordet omfattar enormt mycket: Från nya vassa digitala verktyg som BIM-modeller och diverse appar i våra telefoner och surfplattor som får oss att arbeta smartare, nya kommunikationsvägar som minskar vår administration, robotar som både mäter och fotograferar på våra byggen till den enskilde människan och kulturen kring förändringar i vårt arbetssätt.

Det är hög tid att vi samlas och enas kring vad digitalisering innebär för oss och vad vi ska fokusera på. Kan vi skapa gemensamma, standardiserade arbetssätt i branschen i samband med utvecklingen så ska vi ta tillfället i akt; vi har sett tendenser och vilja kring detta i de ansökningar som vi fått in till Årets Lean-byggare, vilket känns extra spännande. Lean Forum Bygg strävar efter att nå gemensamma arbetssätt för att sedan vidareutveckla dem tillsammans i branschen.

Den 25 januari klockan 15:00-17:00 är en tidpunkt som jag hoppas du har noterat i kalendern. Då tillkännager vi de tre organisationer som nominerats till Årets Lean-byggare i samband med att vi lanserar den nya upplagan av boken ”Effektivt byggande – utmana dina processer!” på Dome of Visions vid KTH i Stockholm. I den nya upplagan har vi tagit hänsyn till de förändringar som skett i branschen de senaste tio åren och har även fångat upp det senaste inom digitaliseringen. Det är en lättsmält men mycket läsvärd bok för dig som snabbt vill förstå hur du kan komma igång med Lean i din egen organisation. Uppdateringen är gjord av tidigare och nuvarande medlemmar av Lean Forum Byggs styrelse i avstämning med ursprungsförfattare från Swerea IVF.

I samband med lanseringen har vi bjudit in två av medförfattarna; Kajsa Simu, adjungerade universitetslektor vid Luleå tekniska univeristet som kommer att tala om hur människa och kultur påverkas av digitaliseringen, samt Per Öberg, chef över digitaliseringen och VDC på NCC i Göteborg. Per kommer att visa hur de rent konkret arbetar med digitaliseringen, vilket följs upp med en frågestund och diskussioner i ämnet. Seminariet är gratis, anmäl dig via vår hemsida. Vi ses!

Så avslutar vi året med styrelsens 166e logginlägg sedan starten, personliga reflektioner som vi delar med oss via hemsida, LinkedIn, Facebook och Twitter – följer väl Lean Forum Bygg via de sociala medierna? Vi väcker ett allt större intresse och inför det nya året har vi flera spännande aktiviteter på gång. För att kicka igång 2017 hoppas vi att du redan nu reserverar den 25 januari, då vi samlas i Stockholm på Dome of Visions vid KTH för lanseringen av den uppdaterade versionen av boken ”Utmana dina processer”. Då har vi även lanserat nya hemsidan (betaversionen ligger redan uppe) och kommer att berätta vilka som nominerats till Årets Lean-byggare. Tidigare ordförande Kajsa Simu och vår styrelsemedlem Per Öberg kommer att hålla en presentation med avstamp i digitaliseringen och vi avslutar med mingel med möjlighet till trevliga samtal och nätverkande med styrelse och medlemmar. Vi ser verkligen fram emot att ses – håll ögonen öppna efter den ”officiella” inbjudan. Med detta önskar vi er alla God Jul & Gott Nytt År!/Styrelsen

Precis som Helena Lidelöw skrev om Lindbäcks Bygg i sitt senaste logginlägg så har vi på Arcona också gått över till digitala Kanban-tavlor i våra nystartade projekt. Jag var ute med på studiebesök där en av våra vassa projekteringsledare visade hur de arbetar med Lean genom att visualisera och involvera, där de gått helt in med engagerade krafter i alla led under projekteringsfasen. Projekteringen samordnas utifrån ICE-möten (Integrated Concurrent Engineering) och bygger på att alla deltagare har befogenhet att fatta beslut. Varje intressent representeras under dessa möten, såväl projektörer, kund som kundens kund. ICE är en viktig del inom VDC-metodiken (Virtual Design and Construction).

Mötena hålls veckovis, samma tid och alltid samma plats, och är upplagda som endagars workshops. Istället för traditionella projekteringsmöten, där föregående protokoll är styrande med ett tryckande informationsflöde, har vi gått över till digitala aktivitetskort som gynnar ett dragande informationsflöde. Frågorna förväntas vara lösta inför kommande ICE-möte.

När en projektör behöver ett svar/besked från en annan projektör flyttar denne sitt aktivitetskort till en annan projektörskolumn. På så vis är det lätt för alla andra att se hur processerna i de olika frågeställningarna fortskrider. Mötet börjar med att gå igenom nya frågeställningar/aktivitetskort och att prioritera ”knäckfrågor”, för att därefter sätta sig i små grupper och arbeta tillsammans istället för att åka hem till den egna designkammaren. De löser utmaningarna gemensamt och beslut för att kunna gå vidare fattas vid sittande bord där alla interagerar.

Projekteringsledarens bevakar Kanban-tavlan med aktivitetskort istället för att skriva långa protokoll. Fokus ligger på att sammanställa status och gå igenom nya aktivitetskort som projektörerna skriver löpande inför kommande ICE-möte och leda processerna framåt.

Arbetssättet har gått över förväntan och engagemanget är stort, projekteringsfrågor löses löpande och de gemensamma ICE-mötena är mer produktiva och engagerande än traditionella projekteringsmöten. Med en väldigt liten insats har vi fått ett dragande flöde och våra ICE-möten är värdeskapande för alla och fullt ut!

Min slutsats är att det inte behöver vara så komplicerat. När vi hör att digitaliseringen är på frammarsch så kan det tyckas skrämmande och vi vet inte hur mycket nytt vi ska hinna lära oss i takt med att vi ska hantera våra dagliga uppgifter. Genom att digitalisera informationsflöden på en Kanban-tavla så förenklar vi processen men det är inget nytt program vi behöver lära oss. Genom visualisering förenklar vi och tydliggör vem som ansvarar för vad, samtidigt som vi ökar förståelsen för alla inblandade och för varandra. Mitt Lean-tips: Visualisera mera!

Som Lean-ledare på Arcona går jag nu en grundläggande Lean-ledarutbildning som omfattas av totalt 20 dagar fördelade över ett halvår. Jag har precis avslutat det första blocket om tre dagar, vilka fokuserade på grunderna inom Lean och hur du bygger ett processinriktad ledningssystem på bästa sätt. Det jag har med mig, som jag inte reflekterat över tidigare, är förståelsen över de kulturkrockar som kan uppstå när vi tolkar hur Lean-arbetet ska organiseras på företaget.

Lars Sörqvist, docent på KTH, föredrog i ämnet och kom med en mycket intressant vinkling av problematiken som ofta uppstår. De goda exempel som vi ofta hänvisar till, både inom framgångsrika japanska och amerikanska bolag liksom den litteratur som finns att tillgå i ämnet, kräver att vi förstår respektive lands/författares ledarskapskultur. Både i USA och Japan har de ett mer styrt ledarskap än i Sverige, där vi snarare bygger vårt ledarskap på konsensus bland (helst) alla medarbetare. Det här behöver vi ha i åtanke när vi ska skrida till verket med vår Lean-implementering. Där amerikaner och japaner ser till mer involvering bland medarbetarna för att gå i riktning mot önskade Lean-läge, så behöver vi i Sverige tänka omvänt; för att nå önskat Lean-läge så är det snarare ledarskapet på chefsnivå som behöver skruvas lite på. Vi behöver bli tydligare i våra beslut, kommunicera dem bättre och leda med fastare hand.

Tack vare vår redan öppna ledarskapskultur i Sverige menar Lars Sörqvist att vi därmed har bättre förutsättningar att lyckas med Lean-implementeringen, då det är en mindre grupp inom respektive organisationen som behöver trimma sitt arbetssätt jämfört med andra kulturer. Jag kan själv se att vi i Sverige ibland behöver peka lite mer med hela handen för att tydligt styra i rätt riktning. Att arbeta Lean innebär att se helheten för verksamheten där ledningen definierar huvudprocesser utifrån verksamhetspolicy och dess mål. Därefter sätter organisationen tillsammans (för bästa implementering) de ledningsprocesser som ska gälla för att följa upp och mäta huvudprocessens mål. För att kunna leda krävs funktionsaktiviteter, eller så kallade operativa processer, som identifierar företaget bäst med de som arbetar inom respektive process.

Så kortfattat från mitt tredagarsblock: Kartlägg processer, uppskatta nuläget, FÖRSTÅ hur nuläget faktiskt ser ut, rita önskat läge per process – exekvera. Du ser, jätteenkelt!

Tid för förändring – Stockholm Skyline! I morse var jag på väg till ett tidigt morgonmöte på stan då det slog det mig hur många förändringar som faktiskt sker inne i Stockholms city.

Jag åker buss från Nacka/Värmdö in mot Slussen för att sedan gå upp på Slussentorget och ta en innerstadsbuss bort mot Strandvägen. Bara att landa på Slussen idag är mäktigt i sig, stadsbilden har totalt förändrats och jag kan se framför mig att det här kommer att bli en fantastisk ny mötesplats i Stockholm. Stockholm är så vackert, det kan jag inte sticka under stolen med. Vi är mitt i september, luften är frisk och hög, solen skiner som om det vore högsommar – kombinationen är underbar.

Då slår det mig när jag väntar på bussen att Stockholms skyline är fylld av byggkranar vart jag än vänder mig. Från Djurgårdsbron är det tydligt hur mycket som byggs i Stockholm. Att vi har högtryck inom samhällsbyggnadsbranschen har väl inte gått någon förbi och det märker vi även på den utmanande rekryteringsprocess som vi alla befinner oss i.

Jag läste en artikel där Mia Dahlström, HR-chef på Peab Sverige, påtalar just detta och hur de försöker nå mångfald genom att aktivt försöka rekrytera fler kvinnor. Visst gör jämlikhet skillnad i gruppdynamiken, men den behöver vi naturligtvis få till på alla nivåer i byggsektorn. Arconas nya ledningsgrupp med ledning av Jeanette Saveros har ökat den kvinnliga representationen till 40 procent kvinnor i ledningsgruppen. Kvinnor rekryteras utifrån kompetens, och det finns många vassa kvinnor i vår bransch. Förändringens tid är här – klart du hänger med!

Precis åter från semestern med en lite ”slow start” på jobbet, något som även gäller hemmavid; skolorna har inte början än så lite av semesterkänslan finns kvar. Vi är lyckligt lottade som har möjlighet till semester, en tid för både återhämtning och reflektion. Under tre veckor har jag inte läst ett enda mail utan helt kopplat ned och kopplat av. Den här semestern har gett mig mer distans till allt än vad som är vanligt, jag har inte ”återfallit” till att ständigt kontrollera sociala media etcetera.

Denna avhållsamhet bjuder in till en inre resa, vilket i sig kopplar till Lean; att reflektera över vad som gjorts, få en djupare förståelse av vad som sker och identifiera vart du är på väg. Vi är duktiga på att mäta och bearbeta ”hårda” fakta, men det är svårare med den inre reflektionen för egen del. Många av oss som arbetar inom byggsektorn med dess ständiga utveckling är väldigt lösningsinriktade, det triggar oss när vi får något att bita i, men det är oerhört viktigt med balansen i (arbets-)livet – det är en förutsättning för utveckling.

Inom Lean Forum Bygg både utvecklar och utmanar vi oss bland annat med arbetet med boken ”Utmana dina processer” som vi just nu uppdaterar. Vad gäller balans är det även viktigt att ta sig tid för ”extern input”, exempelvis genom att ta del av andra arrangemang och mässor – vår styrelsemedlem Helena Lidelöw deltog exempelvis nyligen på en konferens om Lean Construction (IGLC 2016) i USA, vilket hon kommer att återkomma till. Här i Europa kan jag rekommendera den kommande LIPS-konferensen i Danmark (Lean in the Public Sector, lips.leanconstruction.dk/en). Ta in nytt, bearbeta det du har, reflektera kring vart du är på väg. Eller som en bekant sa: Livet är som att cykla, det gäller att ständigt hålla balansen

Nu har vi kört skarpt med våra LeanForum i ett år på Arcona och vår slutsats är att engagemanget varit över förväntan. Våra LeanForum är vårt sätt att engagera medarbetaren att påverka sin egen process och arbetssätt. Vi vill så frön för att plantera träd (Nemawashi), men var hittar vi fröna? Jo – hos medarbetarna, de som arbetar i de olika processerna! Vi träffas utifrån den roll vi har, utbyter erfarenheter, vässar våra verktyg för ett standardiserat arbetssätt som finns beskrivet i vår Projekthandbok, vilket är vårt verksamhetssystem.

Vi diskuterar även valda fokusfrågor varje gång; dels väljer gruppen en egen fokusfråga till nästa tillfälle, dels har ledningen en fokusfråga per termin som är samma för samtliga forum. Under ledningens fokusfråga så är det en ledningsrepresentant som kommer och modererar, vilket har varit uppskattat. För övrigt är det jag som Lean-ledare som är moderator och hjälper grupperna att komma vidare i sina diskussioner och att löpande nå resultat. Jag samordnar även mellan alla LeanForum där så behövs; exempelvis har våra projektadministratörer sett förbättringspotential i produktionsprocessen och då har de förslagen landat hos produktionscheferna för vidare diskussion. Vi har en fantastisk uppslutning på våra LeanForum, engagemanget är stort och kulturen är öppen och inlyssnande.

Jag tror att den stora framgångsfaktorn till det engagemang vi uppnått är att respektive grupp fått utforma sitt LeanForum själv. Agendorna ser likadana ut oavsett Leanforum, däremot ser frekvensen, antal timmar och var mötet hålls olika ut. Grupperna själva säger också att det finns ett stort värde av att få träffa andra i samma roll, att få möjlighet att diskutera utmaningar och känna att fler brottas med liknande frågor – helt enkelt att få bekräftelse och se hur andra gör i liknande situationer. Det är härligt att vi med en relativt liten insats lyckas arbeta med ständiga förbättringar tillsammans med medarbetarna, samtidigt som vi har kul och att det främjar implementeringen av nya metoder och arbetssätt.

Nu räknar de flesta av oss ner till semester, själv går jag imorgon och börjar semestern med en yogaresa till Gozo, en ö utanför Malta. Jag har aldrig utövat yoga förut men gillar att pröva nya saker och ser fram mot en inre resa för kontemplation och eftertanke. Semesteruppehåll gör vi också i Lean Forum Byggs styrelse, efter dagens styrelsemöte tar vi sommaruppehåll och är tillbaka till hösten. Vi önskar er alla en skön sommar med möjlighet till återhämtning!