Som nyinrättad på kontoret efter en fantastiskt utmanande föräldraledighet har jag tagit mig tid att tänka; tänka på hur jag ska ha min kontorsyta för att den ska underlätta för mig i mitt dagliga arbete, sorterat upp anteckningar och mappar på datorn – ”5S:at” lite helt enkelt. Det är SÅ skönt och effektiviserar verkligen arbetet.

Under ett byggmöte (vid ett stort nybyggnadsområde med flera aktiva entreprenörer) häromdagen uppdagades det att platscheferna inte närvarade vid obligatoriska samordningsmöten. Förklaringen var att de inte hann komma på mötena, bland annat för det hade dykt upp en massa problem i sista stund. Jag kan inte låta bli att tänka på att några av de där problemen aldrig hade uppstått om de tagit sig tid att komma till samordningsmötena … Eller snarare om de givits tid att komma till mötena, för det är också en prioriteringsfråga som deras chef måste svara för.

Själv vill jag tacka min chef för han inte bokade in mig på för mycket möten till en början efter föräldraledigheten. Jag har till och med haft tid att tänka på att det är viktigt att hinna tänka! Att avstätta speciell tid för att hinna reflektera och tänka borde jag göra oftare och jag har faktiskt avsatt lite tid efter semestern. Det där automailet om semesterfrånvaro skulle ju kanske kunna gälla någon eller några dagar ”extra” … =)

I veckan som gick var jag på en projektledarutbildning där en av dagarna fokuserade på ledarskap och där gick min Lean-ådra igång rejält. Jag tycker det är svårt att säga exakt vad som är ett ”Lean ledarskap”, det beror så mycket på förutsättningarna – eller kanske jag skulle kunna säga att ett Lean ledarskap är ett situationsanpassat ledarskap. Det är något som även Bozena Poksinska, ”Lean- och ledarskapsforskare” (min egengjorda titel), vid Linköpings universitet är inne på.

Detta är något som Petter Stordalen är ett bra exempel på med tanke på den resa han gjort. Fråga vem som helst som jobbar inom Nordic Choice Hotels vad högsta chefen heter och de svarar sannolikt Petter Stordalen – trots att det gått många år sedan han hade en traditionell chefsroll … En naturlig Lean-ledare?

Ok, om jag tänker att ett Lean ledarskap är ett situationsanpassat ledarskap, hur anammar jag då det? Det finns några verktyg som är typiska vilket många av mina Lean Forum Bygg-kollegor tidigare varit inne på. Exempelvis att du skapar ett klimat där medarbetare tillåts implementera idéer eller att hitta sätt att arbeta med ständiga förbättringar. Även kommunikationen är ett viktigt verktyg och här kommer den där ledarskapsutbildningen in igen.

Hur kan du som ledare kommunicera till dina medarbetare på ett prestigelöst och tydligt sätt? Vi gjorde ett antal övningar kring kommunikation där en av övningarna gick ut på att träna på ”Jag-budskap”, alltså att säga ”Jag hänger inte riktigt med på vad du säger, vill du förtydliga?” istället för ”Du pratar otydligt”. Det låter kanske självklart men det är verkligen inte självklart för alla. Dessutom är det inte bara chefer som hade mått bra av att träna på ”Jag-budskap”, det gäller även medarbetare i sin dagliga kommunikation.

Jag ska nog skriva ut några klassiska ”Du-budskap” i fikarummet, kan tänka mig att vara den där ”jobbiga” medarbetaren som sätter igång en givande övning på fikarasten. Kanske jag ska börja med att fråga: ”Jag behöver öva mig lite på ’Jag-budskap’, är det någon som vill hjälpa mig?”

I ett av mina första logginlägg skrev jag om hur olika förvaltningar inom kommunen behöver hitta former för att samverka mer. Det är egentligen inte så konstigt att det finns luckor mellan förvaltningarnas intressen. Jag menar, det är väl liksom det som är grejen – att var och en ska värna om sina hjärtefrågor för att det totalt sett ska bli en bra stad vi bygger.

MEN … Vi behöver bli bättre på att förstå och ta hänsyn till varandras hjärtefrågor för att effektivisera våra stadsplaneringsarbeten och förra veckan hade vi en aktivitet som faktiskt hjälpte oss att förstå varandra mer. Vi skulle kortfattat fånga upp viktiga frågor som respektive förvaltning hade kring fem olika detaljplaneområden, där vi samlades ett antal deltagare från fastighetskontoret, gatukontoret och stadsbyggnadskontoret, alla tre tunga förvaltningar i stadsbyggandet.

Jag väljer att generalisera rätt kraftigt (med en uns humor) för att beskriva varje förvaltnings hjärtfråga:
Fastighetskontoret – bygga MÅNGA bostäder och kontorsplatser, gärna högt så utnyttjandet av mark blir maximal -> design och arkitektur oväsentlig, antal BTA väldigt väsentligt; mer betong åt folket!
Gatukontoret – bygga breda vägar så all trafik och ledningar får plats, gärna påkostade grönytor –> antal BTA mindre viktigt; smala mysiga gränder är överskattat!
Stadsbyggnadskontoret – bygga snyggt och coolt, hitta nya smarta lösningar -> parkeringar, förskolor och annat ”tråkigt” ska helst skjutas upp till någon annan plan; måste de ens finnas?

Olika intressen som ni ser … Men det var häftigt att se under en ganska enkelt upplagd workshop hur en input av Lean-tankar/verktyg såsom visualisering och KOMMUNIKATION kunde få stadsplaneringen att ta fart – och dessutom rejält med fart! Förutom ökad förståelse mellan förvaltningarna hittade vi också gemensamma utmaningar som vi nu kan arbeta med tillsammans för att lösa.

Så mycket tid som sparas istället för att var och en löser problemen på sin kant. Mer fysiska träffar mellan våra förvaltningar borde anordnas för det är ju faktiskt smarta människor överallt här i kommunhuset; vi ska bara förstå varandra bättre.

Avtalsprocessen gällande förvärv av mark – från idé till tillträde av mark – hur ser den ut egentligen? Den är både svår och enkel på något sätt. Rullar allt på och ingen har särskilt bråttom så löser det sig till slut, men uppstår problem eller om byggherren vill så ha snabbast möjliga tillträde blir det svårare. Avtalsprocessen ser också något olika ut beroende på projekt och i vilken kommun du befinner sig i. När fastighetskontorets eller kommunens ”kunder”, alltså byggherrarna, vill exploatera mark kommer de i kontakt med exploateringsingenjörerna. Antingen köper de mark eller så upprättas exploateringsavtal.

Oavsett vilket tillvägagångssätt kan exploateringsingenjören och byggherren gemensamt korta ledtider och hitta effektiviseringar genom att tidigt måla upp och visualisera avtalsprocessen – utifrån byggherrens perspektiv. På så sätt synliggörs vilka handlingar som finns eller behöver tas fram eller vilka ledtider som finns och måste finnas. Då syns också vilka (eller i alla fall en del av de) framtida problem som skulle kunna uppstå. Delmomenten i sin tur skulle också behöva synliggöras. Exempel: När måste ett parkeringsköp vara klart och hur ser egentligen tillvägagångssättet ut? När måste en förrättning beställas och vad behöver tas fram innan dess, och vem gör den? När måste avtalet vara påskrivet för att tillträde ska ske innan sommaren?

Jag tror exploateringsingenjörerna hade kunnat hjälpa byggherrarna i deras arbete genom att visualisera och förklara en del av processerna inom kommunen. Det behöver inte göras på nytt gång på gång, ett par enkla standarsskisser skulle kunna fungera i varje projekt. Jag får spåna vidare på detta helt enkelt …

Nu är det inte lång tid kvar tills jag börjar arbeta igen efter en härlig föräldraledighet. Jag ser fram emot att komma tillbaka samtidigt som jag smått förfäras över hur mycket information jag som exploateringsingenjör måste ta in på kort tid – man vill ju ”vara tillbaka” snabbt in i arbetet igen. En typ av information som jag snabbt vill ha är vem som ansvarar för respektive exploateringsprojekt, var projektet ligger och i vilken fas projektet är i. Det är mycket svårt, även för de som inte varit lediga, att ha koll på alla projekt runt om i Malmö Stad.

Det är dessutom mycket bra att ha kontroll på de olika projekten för att enklare få tag på goda erfarenheter, förebygga problem i sitt eget projekt eller annat vettigt. Jag önskar mig en slags visuell översikt över Malmö Stad i sann Lean-anda när jag kommer tillbaka. Kanske en karta över staden där de olika projekten avgränsas i olika färger (med magnetfunktion?), kanske kan de ha en liten symbol beroende på skede? Slutfas = grön?

Sen hade jag också velat att alla projektledares ansikten var utplacerade i projektområdena för att illustrera vem som ansvarar för projektet – med kontaktuppgifter till respektive projektledare. Denna karta skulle också kunna användas av kollegor på andra enheter, såsom ekonomer, jurister, trafikplanerare, byggprojektledare med fler, som då slipper att fråga alltför många innan hen till slut hittar rätt kontaktperson.

Jag får se om min chef läser loggen och överraskar mig när jag kommer tillbaka … Ping Magnus Alfredsson! Den 15 mars börjar jag igen och hittar vi ett bra system lovar jag att dela med mig till alla kommuner därute!

Jag lever i ett renoveringskaos hemma, men i helgen hände det: Det sorterades, städades, standardiserades, strukturerades och slängdes. Jag, som kan det där med Lean, kunde väl ha gjort detta tidigare? Alltså infört 5S, eller ”femessat”, i mitt eget hem? Nja, det blir ju inte alltid så att man gör som man lär, eller? Ingen är perfekt …

Jag tror att vi kan behöva en påminnelse ibland, kanske någon som kommer utifrån och knackar på axeln. I mitt fall var det min tvååring som knackade. Han hade hittat ett icke så barnvänligt redskap på ett alldeles för tillgängligt ställe. ”Oj, detta måste jag göra någonting åt” tänkte jag.

5S handlar om att systematiskt förbättra arbetsmiljön samt öka effektiviteten och samverkan. Det är så enkelt med dessa fem S, men ändå så svårt. Jag tror att de flesta plats- eller arbetschefer någon gång hört talas om 5S, de kanske till och med har genomfört en ”5S-dag”. Efteråt har de varit nöjda och deras yrkesarbetare ännu nöjdare. Tyvärr är byggarbetsplatser väldigt sällan kvar på samma plats för evigt, eller hur?

Tiden som går åt att leva i en stökig omgivning gör att vi inte har tid att städa … Det behöver nog ”femessas” lite oftare ute i världen, inte bara på byggarbetsplatser. Därför frågar jag dig: Vad behöver DU femessa för någonting? Kanske din kontorsplats? Kanske ert kök? Kanske i era nya containrar? Kanske behövs det ett omtag av ett tidigare 5S-fixande?

Tänk ut vad du kan göra och gör det omedelbart. Jag lovar att du har tid till det!

Lean fastighetsförvaltning? Redan under min tid på lantmäteriutbildningen funderade jag en hel del på effektivisering inom fastighetsförvaltning. Förvaltning finns i alla fastighetsbestånd och har många likheter oavsett användning, ägare, storlek och så vidare. Visst måste även den kunna effektiviseras? När jag sedan började arbeta som förändringsledningskonsult tänkte jag vidare på detta; vad är egentligen en Lean fastighetsförvaltning?

Jag tror mycket på en nära relation med hyresgästerna och att maximera kundvärdet. Eliminera missförstånd, lösa problem innan de uppstår och göra hela arbetet smidigare – mer Lean. Jag tror också på att identifiera processerna inom fastighetsförvaltning och vad som i dessa processer är värdeskapande. Var finns hinder? Hur kan erfarenhetsåterföring användas? Fokus bör ligga på de arbetsmoment där variationen är liten, där en standard kan identifieras.

Stena Fastigheters ”relationsförvaltning” (de har till och med registrerat varumärket!) intresserar mig, där finns en del ”Lean-tankar”. De verkar sannerligen brinna för sina hyresgäster och skapar delaktighet och ökat ansvar hos hyresgästerna när dessa själva får vara med och påverka sin boendemiljö. Vinsterna är ökat värde i fastighetsbeståndet och lägre kostnader, då slitage och skadegörelse minskar. Det blir färre omflyttningar, minskad skadegörelse och ökad kvalitet i boendet. Lean-fint!

Jag är mammaledig från jobbet på fastighetskontoret vid Malmö stad fram till mars, vilket gör att jag befinner mig lite utanför min ”jobbvardag”. Det hindrar dock inte att jag funderar vidare på en del tankegångar jag hade innan ledigheten, tankar som jag tror att jag delar med många.

Vid arbetet med en detaljplan så ingår det ofta flera kommunala avdelningar som i sin tur består av olika personer som sitter på olika platser och har olika inriktningar – en massa olika kompetenser, vilket är jättebra, men även olika intressen. Någon lyfter vikten av breda gator, en annan betonar byggherrarnas önskemål, en tredje fokuserar på miljön. För att få en helhetsbild av var vi är i processen, och för att undvika missförstånd, vore det bra med en visuell styrtavla någonstans där vi kan ses för att diskutera planen och få en komplett överblick var vi är i processen. Är alla utredningar beställda? Det händer att sådant missas! Här kan vi även fånga upp saker som kan komma upp till diskussion: Dagvattenfrågor, parkeringar eller andra saker som vi vet ofta dyker upp som problem förr eller senare.

En sådan visuell styrtavla tror jag skulle kunna utgöra ett verkligt stöd i processen; vem som kan ta fram en sådan är något jag ska spåna vidare på när jag är tillbaka …

I en stor stad som Malmö, där jag jobbar, är försäljning av fastigheter en ofta återkommande aktivitet med väldigt många parter inblandade. Som lantmätare har jag naturligtvis tillgång till en stor mängd stödfunktioner, från jurister till ekonomer, vilket gör varje försäljning till en ganska stor apparat. Från idé till avslutad försäljning är det ett avancerat flöde, där stödfunktionerna ibland kan uppfattas som en begränsande faktor; vi måste vänta på juristernas beslut, ekonomernas beräkningar etcetera.

Det är nog inte många som tänker på ett flöde vid en fastighetsförsäljning, men det skulle vara väldigt nyttigt om vi kunde visualisera och åskådliggöra processen. Ofta vill byggherren tillträda typ imorgon och har ganska liten förståelse för denna process; vi måste invänta värderingen, det kommer till en förhandling med våra avtalsjurister, ett avtal ska sedan upp i kommunstyrelsen för beslut och så vidare – om vi kunde visualisera detta skulle kunden lättare förstå att om diskussionerna påbörjas i maj så kommer processen att löpa ända till september …

Förra veckan deltog jag i mitt första styrelsemöte för Lean Forum Bygg, ett imponerande välstrukturerat telefonmöte under ledning av ordförande Christel. Hon inspirerar verkligen, vilket jag tar med mig i mina egna föreningsuppdrag. Hela styrelsen utstrålar för övrigt positivism och engagemang och jag ser verkligen fram emot det kommande arbetet!

”Hej, jag heter Maja och jag är kommunarbetare.” Låter det tråkigt? Jag hade mina fördomar innan jag började på Malmö stad som exploateringsingenjör. Mina positiva förväntningar var dock större när jag bestämt mig att skriva på avtalet, det verkade utmanande på många sätt och väldigt varierande. Jag har arbetat här snart ett år och fått både fördomar och positiva förväntningar bekräftade …

Det är tråkigt ibland; det är tråkigt att vänta på beslut genom långa beslutsvägar och ibland är mötena ganska ineffektiva (det är ju inte endast en kommunal åkomma dock). Det är tråkigt att arbeta extra med – och vänta tre månader på – en upphandling istället för att bara lyfta luren till den konsult jag vet är bra.

Som tur är så har också de positiva förväntningarna fallit väl in. Det är otroligt utmanande och roligt att arbeta i stadsbyggnadsprocessen med så många kompetenser som ska tas till vara från en exploateringsidé till färdigställd byggnad! Här hoppas och tror jag att jag kan bidra lite extra utifrån min bakgrund som förändringsledare inom samhällsbyggandet, där Lean var något vi andades med visionären Fredrik Friblick i spetsen. Jag tror att i de processer jag arbetar i idag är kommunikation och standardisering två av de viktigaste begreppen. Det går tydligt att se vilka exploateringsprojekt som löper på bra respektive mindre bra och hur dessa begrepp funnits med och fungerat. Hur samtalar de olika förvaltningarna med varandra? Följer de en standardiserad process? Den sistnämnda är svårast, helt klart. Jag återkommer när jag arbetat här lite längre, kanske har jag hittat en patenterbar lösning och blir känd …

Jag är jätteglad att få vara med i styrelsen i Lean Forum Bygg och hoppas att jag i denna namntunga och kompetenta styrelsen kan, som en lite mjukare lantmätare i de tidiga skedena, bidra med intressanta tankar och nya idéer. Trevlig sommar till er alla!