Min styrelsekollega Erik Söderholm är inte bitter (se inlägg från den 29 augusti 2017) och det tycker jag är starkt jobbat. Själv blir jag lite bitter emellanåt måste jag medge. Det är inte alltid lätt att hålla lågan brinnande när det gäller delaktigheten i ett förbättringsarbete när den förväntade responsen uteblir …
För en tid sedan bad jag om öppen hjälp gällande tidseffektivisering och fick via loggen mycket bra hjälp, vilket i sin tur gav mig en bättre dag på jobbet. Därför gör jag samma sak nu. Vad gör ni för att hålla delaktigheten vid liv? Hur får ni era kollegor att arbeta med och sprida förbättringar? Vad gör ni för att sprida förbättringar mellan olika parter i en process, som exempelvis mellan leverantör och brukare?
Tacksam för all input! Eftersom detta är mitt sista logginlägg före jul så passar jag samtidigt på att, trots att det är ett par veckor kvar, önska er alla en riktigt God Jul och ett Gott Nytt 2018!
Jag hakar på min egen senaste logg där jag tog upp problemet med möten som drar ut på tiden. Jag har förstått att jag inte är HELT ensam i min frustration … Glädjande nog fick jag också en snabb respons från kollegan John i Lean Forum Byggs styrelse som i sin logg gav tips kring struktur och tidspassning.
I veckan var jag så på arbetsresa i Göteborg för just ett av dessa möten som brukar dra över och ta lång tid, men den här gången följde jag råden jag fått. Föregående protokoll och recap hamnade längst ned i listan; i mån av tid. Trots att vi haft motsvarande möten flera gånger så tydliggjorde jag i förväg vad syftet var, vad vi förväntade oss och vilka regler som gällde.
Jag gjorde också klart att jag inte tänkte vara notarie nästa gång; byt roller! Och vet ni vad? På Landvetter på vägen hem till Stockholm kunde jag konstatera att vi tjänat minst 1,5 timme och att jag skulle hinna med ett tidigare flyg. Sens moral? Be om hjälp, våga fråga – och genera dig inte för att verkligen använda de råd du får!
På förekommen anledning frågar jag mig: Hur kan man ”Leana” ett vanligt möte? Det är nämligen en av anledningarna – eller rättare sagt ANLEDNINGEN – till att jag är lite sen med loggen. Dessa förbaskade möten som alltid tenderar att dra ut på tiden, sväva ut i frågorna för att sedan allt som oftast landa i ett sidospår. Vad finns det för verktyg för ett Lean-möte med flyt och struktur men ändå plats för kreativitet?
Jag tänker inte på pulsmöten, det är en annan sak. Där är det en fråga om snabb avstämning inom väldefinierade områden med möjlighet att larma eller ta hjälp. Nej, jag tänker på månadsmöten, ledningsmöten, avdelningsmöten – it’s a never ending story! Det måste finnas ett sätt att få in lite Lean-tänk men ändå få en fullvärdig dialog. Jag sträcker ut en hand här … Dessutom, i vår bransch, är det nästan alltid en tråkig grå massa av medelålders män. Kanske är det det som är problemet?
Projektets tidplan är en nyckel för ett förbättringsarbete på projektet; inte bara för den faktiske utföraren av byggnationen utan också för de flesta samarbetsparter. Att skapa delaktighet och att ge insikt i projekttidplanen ger alla levererande parter (av material/tjänster) möjlighet att långsiktigt optimera sina egna inköp av det som sedan blir till leveranser.
Att tillsammans gå igenom tidsplanen i startskedet för att ”punkta” de kritiska skedena i processen och att sedan ha en löpande dialog och avstämning säkerställer rätt flöde i leveranserna. Dessutom minimerar det slöseriet i form av minskat antal transporter eftersom ”ad hoc-beställningar” elimineras, väntan på materiel som ”troligen” var beställt upphör och samtidigt minskas den gemensamma miljöpåverkan.
Med en öppen dialog lär vi av varandra och kan tillsammans skapa bättre flöden i vårt gemensamma arbete. Vi blir således bättre på att kravställa våra leverans- och beställningsvillkor – vilket i sin det kommer att gynna det dagliga arbetet på projektet.
Inom allehanda medier debatteras det kring och delas bilder på olika banderoller som synts på studentflak som rullats ut från våra gymnasieskolor. Flaken i sig är fyllda av glada ungdomar som ska ut på arbetsmarknaden, nu eller om några år efter ytterligare studier.
Vissa budskap får mig att bli minst sagt besviken. De får mig också att tänka på bristen av förändringsbenägenhet; att kliva ur gamla roller och förbättra oss själva och det vi gör. Ja, just det – Lean!
För att etablera en långsiktig Lean-satsning måste vi börja från grunden med det mest fundamentala, nämligen våra egna värderingar. Vi måste inleda med att sätta människan i centrum och utifrån det skapa fungerande processer. Så vad menar vi då med att ”sätta människan i centrum”?
Låt mig sammanfatta: Visa respekt; vi är olika, har olika förutsättningar, olika kön och vi ser på saker med olika ögon. För att respektera detta krävs mod; mod att bryta invanda arbetssätt, mod att ifrågasätta den kultur som råder (exempelvis på arbetsplatsen) och mod att ifrågasätta sig själv – allt för att skapa förändring och förbättring.
Det är först då som vi kan skapa verkliga ”team”. När vi gör det på jobbet så blir det ”teamwork”. När vi lyckas med det kan vi också gå vidare mot ett gemensamt ansvar och tillsammans driva utveckling och förbättringar, både inom arbetet och i övriga samhället som helhet. Det är vårt gemensamma ansvar att det sker med respekt.
Vi genomgår alla förändringar, vissa sker privat och andra sker i arbetslivet. Av dessa kontrollerar vi några medan andra förändringar sker genom yttre påverkan. Lean Forum Bygg har i dagarna fått en förändring i sin styrelse då vissa valt att lämna uppdraget och nya förmågor har klivit på. Förändringar är en del av vardagen och det är av vikt att vi kan se vilka möjligheter dessa förändringarna kan ge oss, oavsett om det är i en styrelse, verkstad eller på en byggarbetsplats.
Hur tar vi information/arbetssätt vidare till nya kollegor? Hur uppmuntrar vi dessa att med ”nya” ögon granska/utmana de rutiner och arbetssätt som finns? Vad kan vi tillsammans göra bättre när vi kombinerar erfarenheten med en ny nyfikenhet? Hur får vi alla att göra det bästa de kan oavsett position, tjänst eller titel?
Jag tror att resan startar med oss själva och, som Erik Söderholm uttryckte det i förra logginlägget, att förbättringsglasögonen måste på. Hur kan jag utmana det jag gör för att göra det ännu bättre och hur kan jag bidra för att skapa ”världsklass”?
Det är svårt att utmana sig själv för att skapa förändring. Därför vill jag inför de varma sommardagarna som kommer tipsa dig om en bok för att väcka de små grå cellerna: ”The leader who had no title”, en bok som jag hoppas kan väcka din inspiration för att utföra en förändring i världsklass.
Vi måste kunna säga nej. Jag måste lära mig att säga nej. Påsksemestern blev väl kanske inte riktigt som planerad med telefonsamtal, meddelande och lite brandkårsutryckningar. Visst är det så att vi emellanåt skämmer bort kollegor och arbetskamrater genom att alltid vara tillgängliga … Eller gör vi verkligen det? Är det inte snarare en björnstjänst? Allt i bästa välmening, men allt med rakt motsatt verkan till Lean.
Lean handlar till stor del om struktur och planering, det ska inte behövas några brandlarm eller telefonsamtal till sådana som alltid svarar och löser situationen. Mycket handlar om hur vi planerar, hur vi lägger upp projektplanen över vad som ska bli gjort och hur vi möter utmaningar inom upplägget. Så länge det finns en ”brandman” till hands som kan lösa eventuella problem åt oss så får vi aldrig till den struktur eller det flöde vi behöver.
Min semester visar tydligt hur svårt det är att leva som vi lär. Det är så lätt att trampa ner i samma fallgrop, trots att vi ständigt strävar efter ett konstant flöde så agerar vi emellanåt både som brandman eller den som slår larm. Det gäller att ifrågasätta sig själv. Nästa semester ska jag aktivt stödja mina arbetskamrater och kollegor. Jag ska inte svara i telefonen.
Jag återkopplar till mitt förra logginlägg där jag lyfte det fantastiska engagemang som vi ser inom Lean Forum Bygg, ett engagemang som bygger på delaktighet. Detta lyftes också på det inspirerande seminariet som genomfördes på KTH i Stockholm den 9 mars med tema ”Lean, arbetsmiljö och säkerhet – hur ser kopplingarna ut?” (här kan du för övrigt ladda ner presentationerna).
Det är deltagande och engagemang som skapar ett levande Lean och vi måste alltid utgå från människan i processen. Delaktigheten måste nå från ledningen till lagret med långsiktiga mål som sträcker sig bortom kvartalstänket. Det ska vara ett ständigt pågående fratidsarbete.
Seminariet gav också tillfälle att träffa kollegor och även skapa nya kontakter. Särskilt intressant var det att träffa Johanna Strömgren som bland annat berättade om de möjligheter som erbjuds inom Produktionslyftet, där exempelvis ”branschföretag” som NCC och El-Björn medverkat. Det får också bli mitt medskick denna gång: Har du svårt att komma igång eller kört fast i ditt Lean-arbete så finns det hjälp att söka – utnyttja den möjligheten!
Jag skulle vilja slå ett slag för Lean och delaktighet. På det stora hela baseras ett lyckat Lean-arbete på hela företagets delaktighet. Att 70 procent av de som ger sig på en Lean-implementering kör i diket första gången de provar beror just på detta. Det finns ingen delaktig organisation som har eller haft möjlighet att få förståelse för vad som görs och därmed finns det ingen mottagare.
Ett bra exempel på delaktighet är faktiskt det seminarium som Lean Forum Bygg arrangerar den 9 mars i Stockholm. Det handlar om säkerhet och blev på praktiskt taget nolltid fullbokat, vilket visar att om du lyfter de verkligt viktiga frågorna så skapas delaktighet och engagemang – ett engagemang för att sträva mot något bättre.
Våra arrangemang inom Lean Forum Bygg blir allt populärare vilket också visar att trägen vinner. Jag måste framhålla att vi har ett fantastiskt engagemang i föreningen – från kansliet, Tina som står bakom kommande seminarium och inte minst vår ordförande Christel som är fantastiskt drivande och lyfter hela verksamheten. För dig som inte redan är medlem så vill jag verkligen betona det positiva med att engagera sig i Lean Forum Bygg!
Känner ni julstressen? Jag tänker då först och främst kanske inte på klapparna som ska planeras, granen som ska införskaffas eller tjocka släkten som ska komma över på besök. Jag tänker på det som ska vara klart innan du kan göra allt det förstnämnda …
Rapporter som ska slutföras, alla de 100-tals beräkningar som ska skapas i kombination med olika arbetssätt, alla beslut som ska fastställas och som i sin tur ska generera förbättringar som komma ska under det nya året. Det är så roligt att se att organisationen lägger resurser och tid på att utveckla, förenkla och standardisera de processer som finns för att leveransen ska bli så bra som möjligt, både för den interna och externa kunden.
Jag kan inte annat än att hålla med om det som John Eklund på JM AB skriver i Lean Forum Byggs utgåva av boken ”Detta är Lean”: ”Lean är när alla beslut tas med hänsyn till kunden.”
