Genom NCC är jag engagerad i en del av Västlänken vid Korsvägen i Göteborg, en järnväg i tunnel under centrala staden som ska ge en genomgående pendel- och regiontågtrafik. I arbetet med ett så stort projekt ser jag en tydlig koppling mellan ”gammalt” och ”nytt” tänk. Det nya är den utmaning det innebär att hålla ordning på ett projekt av denna omfattning där vi använder teknologi som många stora organisationer anammat, allt från Nasa till US Army, för att strukturera arbetet: Work Breakdown Structure, WBS.

WBS är ett sätt att få ett ”helhetsscope” utifrån leveransen av projektet. Det gäller inte bara det som står kvar på när vi är klara, det omfattar även temporära installationer, kvalitetsplaner, administrativa verktyg etcetera. För att klara projekt av den här digniteten krävs det någon form av trygg utgångspunkt, en ”base line”, som alla de förändringar som alltid tillkommer i stora projekt ska förhålla sig till. Det gäller att alla håller sig till en och samma struktur i projektet, ett gemensamt sätt att prata, att kommunicera, mellan olika skrån och delar av organisationen.

Vi har traditionellt klarat oss från den här problematiken eftersom vi inte haft så stora projekt. Idag blir de dock allt vanligare och vi ser att det här är något som krävs för att få en helhetsyn över projekten. Här träder sedan det ”gamla” in, det vill säga Lean. Vi vet vad vi har och vad vi ska bygga, men WBS svarar inte på frågan om hur vi ska dela upp arbetet. Hur och när ska de olika delarna utföras, hur skapar vi bäst effektivitet i leveransen? Vi kan tala om att bron ska vara si och så och att den ska stå där, men inte om hur vi ska komma dit.

Det är nu vi måste knyta samman grundstrukturen med effektivitet, sekvensplanering, dynamiska förändringar, anpassa organisation och logistik för effektivitet utan onödiga buffrar och andra slöserier. För mig innebär det en stor inspiration att utifrån base line få fram effektiva flöden och processer, leveranskvalitet, Supply Chain etcetera. Vi ser också tydligt att Lean kan dra nytta av den grundordning som base line innebär; saknas den så är det svårt att få till ett effektivt processtänk och styrning, vilket vilket varit en intressant aha-insikt.

Vi har tidigare nämnt IGLC-konferensen (International Group for Lean Construction) som i år genomfördes för 27e gången, denna gång på Irland. Av en ren slump fick en av våra medarbetare här på NCC nys om den tack vare vårt samarbete med företaget DPR Construction i USA eftersom de föreläste vid konferensen. De är specialister på komplexa fastigheter som datorhallar och sjukhus och på konferensen presenterade de bland annat en bok de skrivit om IPD, Integrating Project Delivery (här kan du läsa mer om/beställa boken). Medarbetaren kom i alla fall hem svävande på moln av intrycken från DPR och deras sätt att arbeta med projekt.

På NCC har vi anammat lite av deras filosofi kring IPD och Lean då vi arbetat med projektörer som primärt har det tänket. Konceptet bygger mer på relationskontrakt än affärskontrakt, vi bygger främst en stark relation för att ytterst samverka för projektets bästa. Där ligger fokus, inte på att enskilt tjäna mest pengar under projektets gång utan att hela projektet ska bli bra. Även om lönsamheten skulle minska volymmässigt så är det ok om det är bättre för projektet och relationerna. Det handlar inte om att alltid maximera den egna vinsten – det välkända ”silotänket” – utan att tillsammans färdigställa exempelvis ett sjukhus för att kunna erbjuda mer vård för mindre pengar.

Nu till det fina i kråksången. I slutänden visar det sig att de som är engagerade i relationskontrakt generellt tjänar mer pengar än i rena affärsförbindelser. Detta eftersom alla strävar efter samma helhet istället för att bara fokusera på att själva lyckas. Bättre leveranser, färre tvister, mindre förseningar – alla förstår sin del av helheten. Genom att lämna resultattänket bakom sig och fokusera på projekten tjänar de helt enkelt mer pengar. DPR har bland annat drivit flera sådana sjukhusprojekt vilket de också beskriver i boken. Författarna heter Martin Fischer, Howard Ashcraft, Dean Reed och Atul Khanzode och de representerar förutom DPR även Stanford University. Rekommenderas!

Jag återknyter till årsmötet och de föreläsningar som vi hade lyckan att få ta del av. Dels var ju min kollega Janni Tjell från NCC på plats med en lite annorlunda Lean-föreläsning som jag tror var mycket uppskattad. Hon betonade att det handlar mindre om metoder och betydligt mer om mindset när vi talar om det förändringsarbete som hon leder. Det handlar om beteendeförändringar och tankar – det är först när detta är på plats som själva metoderna för förändring kan användas och fungerar. Janni är också en av föreläsarna i Chalmers Professionals kurs ”Lean för bygg och anläggning” så det är extra intressant när en expert på metoder förklarar att det faktiskt inte är där som knuten ligger.

Sedan var det dags för Cecilia Hedblad Sjölin från Årets Lean-byggare NorDan att berätta om deras Kvillsforsfabrik och de omdaningar som skett där. Deras attack mot slöserier kopplade även till Jannis föreläsning kring mindset där Cecilia och hennes kollega Jörgen Olsson berättade att visst, de hade en fabrik med buffertar och mellanlager, vilket de naturligtvis kände till. Själva förändringen skedde dock inte utifrån den vetskapen utan i att deras teamledare omfamnade en förändring och aktivt drev frågan utifrån sitt eget engagemang. Det är alltid människor som gör och driver arbetet, det går inte att tala om vad som ska ske utifrån något recept. Det är hjärta, passion och vilja som krävs.

Vi avslutade årsmötet med releasen av boken ”Lean Forum Byggs Loggbok 2017-18”, vilket blev en riktig – om än något oväntad – succé. Hela lådan av böcker som vi hade med oss tog slut! Oroa dig inte dock, vi har ett gäng kvar på lager som går att beställa via hemsidan. Kul att boken blev så pass uppskattad eftersom det ger förutsättningar för en uppföljning. Underlag saknas inte och loggarna här på hemsidan blir i mina ögon bara bättre. Något att se fram emot!

Jag tänkte knyta an till det som min styrelsekollega Claes Dalman skrev kring produktivitet i sin logg den 16 april, något som också jag funderat en hel del kring. Vi och exempelvis jordbruket brukar pekas ut för vår låga produktivitetsutveckling. Rätt eller fel, men visst finns det en potential inom byggbranschen i alla fall.

Det vi försöker städa bort genom Lean är slöserier. Ett ganska unikt slöseri som vi försöker städa bort är trovärdigheten – eller snarare bristen av denna – i överlämnandet. På en byggarbetsplats handlar det om många olika discipliner där överlämningar är avgörande för det fortskridande arbetet. Ofta, om inte alltid, kan en aktivitet inte påbörjas innan en tidigare avslutats.

Jag tror att vi alltför ofta misslyckas i våra löften om att allt är klart; dels för att vi inte lovar tillräckligt, dels att vi inte håller det vi lovar, dels att det saknas tillit. ”Jag var sjuk”, ”Jag hann inte”, ”Annat kom emellan”. Mycket av glappet eller ineffektiviteten i detta är det som gör att vi inte får det enstegsflöde vi önskar, allt bygger på att vi inte håller det vi sagt.

Tittar vi på de verktyg eller filosofier vi har inom Lean så har vi till exempel respekten för din kollega, ”rätt från mig”. Hur lämnar jag över så att du kan fortsätta med din uppgift utan störning? Last Planner System är också ett sätt att arbeta med att lova eller göra ett åtagande kring leveransen; är detta vad du vill ha, får du det utan störning eller väntan?

I våra filosofier och verktyg så finns alltså redan den här problematiken adresserad, men jag ser en stor möjlighet i att stega upp trovärdigheten i dessa löften. Här finns en stor produktivitetshöjande potential som jag tror att vi till viss del blundar för i vår bransch.

På senare tid har jag stött på ett par väldigt intressanta böcker som båda tangerar Lean-filosofin kring ledarskap. Böckerna heter Effektfull (Simon Elvenäs) och Piska eller morot (Anna Russberg, Jannis Angelis), där den sistnämnda bland annat tar upp frågeställningen kring att som ledare rätta fel och berömma rätt. Böckerna har fått en del funderingar som jag haft att landa, exempelvis vikten av att göra saker så enkelt som möjligt med en positiv förankring när vi gör något bra.

På sätt och vis handlar det om att vi ska göra mer och tänka mindre, att vara aktiva. I våra företag har vi ofta någon som tänker stort kring strategi och organisation med målsättningen på den perfekta lösningen, något som sedan ”bara” ska omsättas … Det är sedan i arbetet med beteendeförändring som det misslyckas för att det ofta handlar om något stort och komplext som ska implementeras.

Den inspiration jag hämtat från dessa böcker menar istället att vi inte ska tänka eller planera för mycket utan börja direkt med de enkla lösningarna som efter tid blir allt bättre – börja krypa för att sedan gå och så småningom springa. Våra stora organisationer har ofta höga ambitioner med sina planer, men vi måste inse att det är i implementeringen som effekten sitter.

En annan sak som de tar upp är vad chefer egentligen gör, det vill säga vilka störningar de upplever och antal uppgifter de hanterar samtidigt. Författarna menar att den enskilt största förbättringsåtgärden är att göra färre saker samtidigt men istället leverera det du gör. Det är lite av ett enstycksflöde; gör en sak bra och leverera som tänkt och gå sedan vidare till nästa för en snabbare genomströmning – stället för att kombinera många uppgifter med få leveranser.

I dagens samhälle är det ofta något av en status att ha mycket – för mycket – att göra, där status istället borde baseras på vad vi levererar. Böckerna både tangerar och stärker ett Lean-tänk, de inspirerar till detta tankesätt utan att benämna det Lean. Vi både ser, förstår och reflekterar kring samma saker, vilket är mycket spännande. Rekommenderad läsning!

Jag bor i Stenungsund i Bohuslän, innanför öarna Tjörn och Orust. Här har vi en aktiv lokaltidning – Lokaltidningen Stenungsund – som nyligen publicerade en upplyftande och Lean-relaterad artikel. Det är hemtjänsten i Svanesund på Orust som har fått kommunens kvalitetspris för sin planeringstavla som, enligt tidningen, ”visar återkommande arbetsuppgifter som ska utföras varje dag, vecka, månad och år och även andra viktiga uppgifter som aktuella in- och utskrivningar.”

Gruppen i Svanesund har tillsammans tagit fram sin tavla för visuell planering, ett arbete som i sig engagerat alla i gruppen på ett helt nytt sätt. De har optimerat sina resurser och kunnat öka leveranserna till sina kunder samtidigt som de också minimerat användningen av bilar. Priset från Orust kommun är på tiotusen kronor för att användas för det fortsatta arbetet och för att förmedla det vidare.

Det här visar hur relativt enkla lösningar kan göra stor nytta och bygger egentligen på allmän Lean-metodik kring transparens och engagemang. Det visar också att det inte bara är inom produktion och konstruktion som den fungerar, det gäller för alla verksamheter. Att möta utmaningen med att optimera befintliga resurser för att i slutänden kunna erbjuda bättre kundservice är en målsättning för oss alla. Riktigt roligt att läsa!

Har just avslutat ett block i en kurs för vad vi kan kalla ”megaprojektledare”. Här på NCC har vi ett 20-tal utvalda personer som erbjuds utbildning för riktigt stora projekt, vilket är ett helt annat djur att tämja jämfört med normalprojekt. Det rör sig om stora organisationer som dessutom måste vara robusta över en relativt lång tid, något som kräver ett helt annorlunda tänk.

I dagens block fokuserade vi på projektkonfiguration; projektering, inköp och inte minst planering. Just planering och struktur är oerhört viktiga ingredienser i de stora projekten, det blir lätt slöserier om du har en övermängd information och inte kan styra projektet på rätt sätt. Mycket handlar om det vi kallar Lean Construction, det vill säga metoder – en verktygslåda – som stöd för projektstyrningen.

Här finns det förstås massor att ta upp, till exempel att ta beslut på ett strukturerat sätt, CBA (Choosing by Advantages), att dokumentera på rätt sätt samt att i efterhand kunna reflektera över varför och på vilka grunder olika beslut togs. Samma sak gäller planeringen, där Last Planner är något av nyckeln för ett lyckat projekt.

Det gäller att få till en kollektiv planering som buffert för störningar, det vill säga aktiviteter som kan utföras då det normalt planerade inte kan genomföras. Lean-tänket är således en viktig och stor del i megaprojekten, vilket jag förstås tycker är roligt. Det kommer tillbaka i allt, enkla och handfasta metoder som ger stöd för oss att kollektivt göra allt på bästa sätt.

Att öka effektiviteten och minska svinnet är det många andra som talat om. När vi som företag försöker identifiera vinster eller spara genom mindre svinn och minskat slöseri så gör vi det i normalfallet genom att försöka spika snabbare, det vill säga att bli mer effektiva i själva momentet. Det är säkert bra att titta på verktyget, metodiken och processen, men det sparar bara fem procent. Enligt Chalmersprofessorn Per-Erik Josephsson ligger det stora slöseriet i väntan, letande, dålig planering etcetera.

Den stora effekten som vi letar efter kanske vi hittar genom att investera i just bättre planering, inte i själva arbetsmomentet som sådant. Det handlar om saker som att planera inför arbetet, säkra resurser samt att på alla sätt arbeta mer teamorienterat. Vi ska involvera de som planerar, både på övergripande nivå och på mikronivå, liksom involvera exempelvis inköp. Fokus ska ligga på teamet i organisationen snarare än att optimera det lilla momentet i tron att det är där vi kan spara. Vi måste lära oss att se var de stora slöserierna är.

Jag tänkte faktiskt knyta an till mitt förra sportrelaterade inlägg. Även om jag är mer en handbolls- än fotbollsmänniska så hörde jag något efter matchen mellan Sverige och Ryssland – där Sverige vann – som gjorde mig glad. Det var i en intervju med målskytten Marcus Berg som det kom en klockren kommentar som jag tycker knyter an till Lean; respekten för varandra, förståelsen av helheten.

Efter att Marcus gjort sitt mål så blev han utbytt och reportern reflekterade lite hur det skulle kunna gå när någon annan kom in. Marcus svarade något i stil med att det inte var något konstigt med det, alla vet – via coachen – exakt vad de ska göra. Det var en kommentar som verkligen visade hur långt Janne Andersson och det svenska landslaget har kommit.

Utan att nämna någon megastjärna vid namn så är det ett tydligt skifte från jaget till laget. ”Vi vet vad vi ska göra på plan” – observera ”vi”. Det här kopplar väldigt bra till respekt, förståelse och helhet. Det är som stenhuggaren när han står och knackar på en enskild sten men ändå ser helheten: ”Jag bygger en katedral”. Marcus är en verklig lagspelare där alla har samma mindset, inklusive coach Andersson.

Det är lite som min förebild Bengan Johansson, den tidigare landslagstränaren i handboll. Time-out i en VM-final innebär normalt att tränaren samlar sina spelare och skriker ut vad de ska göra. Icke så Bengan. Han samlar spelarna och säger ”ni vet vad ni ska göra”. Stort! Det är så det ska fungera, oavsett om det är handboll, fotboll eller någon annan lagsport – eller ett företag. Det är då man vinner.

Det är alltid intressant med Lean-filosofin och vad vi kan koppla den till. Själv ser jag en tydlig koppling till idrott, där jag själv har tidigare erfarenhet av att spela handboll på relativt hög nivå (bland annat OS i Los Angeles 1984 – kansliets notering). I lagsporter handlar det alltid om hela lagets effektivitet; det hjälper föga att ha en lysande spelare om inte alla hjälper till. Här gäller delaktighet vilket bygger på såväl respekt som samverkan.

Inom idrotten blir det så tydligt, till exempel om du ska passa en boll: Den ska gå till rätt person, i rätt tid (timing) och rätt placerad – inte i knähöjd – så att den sitter rätt även för mottagaren. Du kan inte bara passa i hyfsad riktning, snabbt och stenhårt och vara nöjd med det även om bollen hamnar utanför sidlinjen. Någon ska ta emot passningen för att använda den i nästa steg för att det gemensamma ”flödet” ska bli så effektivt som möjligt.

Inom idrotten är det väldigt transparent, alla ser vad som händer och i slutänden vem som vinner. Gör vi misstag så syns det och som lag måste vi ta lärdom; var det dålig kvalitet på passningarna så är det passningar vi måste träna. Tyvärr är det inte så i företagsvärlden. Hela organisationen ser sällan förbättringspotentialen varför vi heller inte tränar, åtminstone inte på rätt saker. Slutsatsen är att respekten för mottagaren är avgörande både inom idrott och i företagsvärlden – liksom för oss som medmänniskor generellt. Något att tänka på.