Ledare: Håll det enkelt

Lean handlar i grunden om processer och värdeskapande flöden. Det låter tjusigt och ganska enkelt att förstå för den som arbetar inom tillverkningsindustrin. Min egen vardag handlar dock mer om administrativa uppgifter och väldigt mycket om kommunikationsflöden. Hur ser dessa flöden ut och hur kan jag mäta för att förbättra dem?

Som en del av en Lean-kurs jag gått ingick tillämpning av flödesanalyser. Bra, nu skulle jag få svar på mina frågor! Första utbildningsblocket handlade om definition av flödesanalys och tillämpning av de skolexempel vi utförde i grupp. Riktigt kul och inte särskilt svårt, men när jag sedan satt på kammaren med hemuppgiften var det inte längre lika solklart … Vår uppgift var att välja ut en process inom den egna organisationen och göra en kartläggning. Vi fick bara ägna 4 timmar åt uppgiften så det gällde att avgränsa sig rejält och att välja något enkelt.

Jag kom att tänka på ett nytt digitalt flöde som vi införde för ett år sedan, ett flöde för våra formella projektbeställningar från affärschef, via ekonomiavdelning och till projektchef. En godkänd projektbeställning resulterar i ett så kallat projektrum som projektteamet har för sin visuella interna projektstyrning och dokumenthantering. Tack vare att flödet är digitaliserat och byggt på versionshantering var det enkelt för mig att gå tillbaka till respektive beställning och se hur länge varje fil låg vid varje flödesaktör. Jag valde de 13 senaste uppstartade projekten och baserade data på dess medelvärden. Största utmaningen var att definiera kunden i processen; hela flödet ska nämligen utgå från kunden och i min valda process kom jag fram till att det är projektteamet som är mottagare av leveransen.

Med enkla medel – blyertspenna och papper – ritade jag upp flödet och förde in all data. Resultatet var häpnadsväckande, våra projektbeställningar hade en flödeseffektivitet på 0,03 procent! Här finns utrymme för potential, tänkte jag. Tack vare visualiseringen av vårt flöde så framgick det ganska tydligt var vi har våra flaskhalsar, men det som blir extra tydligt är att vi arbetar efter ett tryckande flöde – och det är inte Lean. Nästa steg i uppgiften blir att berörda medarbetare ska samlas för att gemensamt ta fram ett dragande flöde med förhoppningsvis en högre effektivitet som resultat.

Lärdomarna från denna uppgift är att visualisering definitivt ökar förståelsen och synliggör problem. Jag har också lärt mig den stora skillnaden på ett tryckande och dragande flöde och betydelsen av att hålla det enkelt – med papper och penna kommer du långt! Att redovisa schemat som blyertsteckning blev väldigt uppskattat bland de övriga kursdeltagarna, det blev ”verkligt” på något sätt som någon uttryckte det. Hade jag ägnat två timmar till på att rita schemat i Visio eller någon annan programvara hade de inte tillfört något som helst mervärde till själva uppgiften. Sensmoral: Håll det enkelt.

Christel Isaksson · Ordförande Lean Forum Bygg