Struktur och steg för steg
Det var ett riktigt härligt föredrag som Petra Brask bjöd på den 9 februari i Skanskas lokaler på Kungsholmen i Stockholm. Det var också ett stort intresse inför seminariet och på plats var det mellan 60 och 70 personer; då var det ändå rätt kraftigt manfall på grund av influensa och dubbelbokningar (några hade precis fått lyssna till Petra i ett annat sammanhang).
När Petra beskrev hur vi ofta organiserar våra möten var det intressant att se hur alla nickade instämmande; vi inleder med förra mötesprotokollet under ledning av samma ordförande med samma följande diskussion om vad som verkligen sades på mötet. Vi ältar. Som en av personerna i den exempelfilm som Petra visade tänkte: ”Har jag inte redan varit på det här mötet?” Därefter blir det lite si och så med koncentrationen …
Effektiva möten ska naturligtvis inledas med det viktigaste först, något som framstår som självklart när Petra beskriver det. För att alla ska vara överens om vad som är viktigast ska agendan vara uppdaterad och alla överens om ordningen. Dessutom är det lämpligt att utse dels en tidkontrollant – varje punkt på agendan bör vara tidsatt – och en person som tar anteckningar. Dessa tre roller, det vill säga ordförande, tidkontrollant och antecknande, ska inte vara samma person och rollerna ska rotera mellan mötena.
På en normal arbetsplats ägnas dagen till 22 procent åt planerade möten, 8 procent åt oplanerade möten, 5 procent åt förberedelse och 10 procent åt efterarbete. Tänkvärda siffror, speciellt som – enligt Petra – 80 procent anser sig vara väl förberedda, men samtidigt menar att bara 10 procent av alla andra är det … För att reducera övriga procentsatser är det inte svårt att räkna ut att förberedelsetiden måste öka.
För möten behövs, betonade Petra. Det är både ett mänskligt behov och nödvändigt med avstämningar. Därefter bad hon auditoriet försöka minnas det bästa mötet de varit med om och sedan diskutera de tre saker som gjorde det så bra med sina närmaste grannar i salen. Det ledde till ett väldigt sorl och fantastiskt engagemang – otroligt inspirerande! Bland många intressanta förslag och tips framhöll Petra att det alltid är bra att försöka tänka nytt. Måste vi sitta i konferensrummet? Behöver vi visa en PowerPoint? Skulle vi kunna vara utomhus? Nya intryck ger nya idéer!
Petra avslutade ett par minuter före avsatt tid – ”det uppskattas alltid, ett tips!” – med att konstatera att det är svårt att ta till sig allt på en gång. Hennes råd var att deltagarna skulle ta med sig ett av förslagen för effektivare möten, testa och därefter kanske ta till sig ett till. För varje steg mot effektivare möten frigörs tid för att ta ett ytterligare steg!
