För ett par veckor skrev min styrelsekollega Nicklas Häggström i loggen om frustrationen som kommer av att springa på många (ofta ineffektiva) möten. När jag här på BoKlok fick tillfälle att träffa effektivitetskonsulten och författarinnan Petra Brask, som hjälper både företag och individer att få mer gjort utan att jobba hårdare, så tog hon upp tio punkter att hålla sig till för effektiva möten. De kändes riktigt Lean, det är någon som verkligen tänkt till – och naturligtvis måste jag dela med mig av råden.

Först och främst, klargör mötets syfte; är det brainstorming eller beslutsmöte? Förberedelse; ge deltagarna tid så de vet vad som förväntas av dem. Prioritera; ta den viktigaste frågan först (inte föregående protokoll … Känns det igen?). Skriv protokollet under mötet; mer som en ”att-göra-lista”. Åsikter innan mötet; dela med dig av ståndpunkter för att väcka engagemang och få andra att tycka till. Rollrotation; fastna inte i rollerna med samma ordförande, samma protokollförare – det är lätt att hamna i autopilotläge. Rotera och skapa dynamik!

Sätt gemensamma spelregler för mötet; mobil, mejl, SMS, hålla tider … Be om feedback vid mötets slut; är alla överens om vad som bestämts? Avsluta gärna med en frivillig diskussionsstund för dem som är intresserade. Sist men inte minst, minska ner på antalet möten. Måste alla möten vara en timme? Läs gärna Petras bok ”Vem bestämmer över din tid?” – en väldigt Lean bok för personlig effektivitet!