Vi har på BoKlok bestämt oss för att ersätta ett gammalt verktyg för intrapportering av interna kvalitetsavvikelser och förbättringsförslag till de olika stabsfunktionerna, det vill säga inköp, produktutveckling, projektstöd med fler. Anledningen till av vi vill ersätta det är att (1) det är ett frihängande verktyg som inte används till någon annan form av avvikelser, det är ganska dyrt och komplicerat med mycket att fylla i och inte anpassat till byggbranschen. Dessutom har vi (2) inte riktig kontroll över hur vi tar hand om dessa rapporter; ofta upplevs det som att de skickas in i ett stort svart hål utan återkoppling eller input från stabsfunktionen vsd de verkligen gör med informationen.

 Därför bestämde vi oss för att använda samma verktyg som vi använder för för externa kvalitetsavvikelser från projekten till våra leverantörer och entreprenörer ute på våra byggplatser – BIM 360 Field från Autodesk (se bild). I en surfplatta eller på en dator loggas kvalitetsavvikelser, det är billigare och mer användarvänligt och framförallt är det ETT verktyg. Så långt allt gott och väl. Emellertid står vi inför risken att även detta upplevs som ett svart hål om vi inte samtidigt etablerar en intern funktion, en rutin eller ett arbetssätt för att ta hand om avvikelser och förbättringsförslag. Annars har vi bara ersatt ett krångligt verktyg med ett enklare alternativ men sitter fortfarande fast i samma fälla.

Vi behöver en kvalitetsfunktion – en spindel i nätet – med tydlighet i vilket ägande som stabsfunktionerna har som ansvariga för kvalitetsåtgärder. Det kan även behövas ett forum för övergripande frågor där det krävs flera stabsfunktioner med ett mer holistiskt synsätt för att hitta en lösning. Kvalitetsfunktionen kan även ta fram beslutsunderlag för ledningen avseende vilka frågor vi ska prioritera och arbeta vidare med samt vilka medarbetare som ska göra det.

Nyckeln till att inte uppfattas som ett svart hål ligger inte i tekniken utan i vårt mindset och interna kultur. Det rör sig om en attitydfråga kring hur vi tar hand om input och återkopplar. Vi får inte se avvikelser som gnäll utan som en värdefull källa till ständiga förbättringar där återkopplingen från projekten uppfattas som något positivt – ”härligt, nu har jag skickat in detta och slipper det problemet vid nästa projekt”. På så sätt kan vi successivt bygga bort problemen i kommande projekt, men det är inte bytet av verktyg som avgör om vi är lyckosamma eller inte. Det handlar om kultur, inte om teknik.