Precis som Helena Lidelöw skrev om Lindbäcks Bygg i sitt senaste logginlägg så har vi på Arcona också gått över till digitala Kanban-tavlor i våra nystartade projekt. Jag var ute med på studiebesök där en av våra vassa projekteringsledare visade hur de arbetar med Lean genom att visualisera och involvera, där de gått helt in med engagerade krafter i alla led under projekteringsfasen. Projekteringen samordnas utifrån ICE-möten (Integrated Concurrent Engineering) och bygger på att alla deltagare har befogenhet att fatta beslut. Varje intressent representeras under dessa möten, såväl projektörer, kund som kundens kund. ICE är en viktig del inom VDC-metodiken (Virtual Design and Construction).

Mötena hålls veckovis, samma tid och alltid samma plats, och är upplagda som endagars workshops. Istället för traditionella projekteringsmöten, där föregående protokoll är styrande med ett tryckande informationsflöde, har vi gått över till digitala aktivitetskort som gynnar ett dragande informationsflöde. Frågorna förväntas vara lösta inför kommande ICE-möte.

När en projektör behöver ett svar/besked från en annan projektör flyttar denne sitt aktivitetskort till en annan projektörskolumn. På så vis är det lätt för alla andra att se hur processerna i de olika frågeställningarna fortskrider. Mötet börjar med att gå igenom nya frågeställningar/aktivitetskort och att prioritera ”knäckfrågor”, för att därefter sätta sig i små grupper och arbeta tillsammans istället för att åka hem till den egna designkammaren. De löser utmaningarna gemensamt och beslut för att kunna gå vidare fattas vid sittande bord där alla interagerar.

Projekteringsledarens bevakar Kanban-tavlan med aktivitetskort istället för att skriva långa protokoll. Fokus ligger på att sammanställa status och gå igenom nya aktivitetskort som projektörerna skriver löpande inför kommande ICE-möte och leda processerna framåt.

Arbetssättet har gått över förväntan och engagemanget är stort, projekteringsfrågor löses löpande och de gemensamma ICE-mötena är mer produktiva och engagerande än traditionella projekteringsmöten. Med en väldigt liten insats har vi fått ett dragande flöde och våra ICE-möten är värdeskapande för alla och fullt ut!

Min slutsats är att det inte behöver vara så komplicerat. När vi hör att digitaliseringen är på frammarsch så kan det tyckas skrämmande och vi vet inte hur mycket nytt vi ska hinna lära oss i takt med att vi ska hantera våra dagliga uppgifter. Genom att digitalisera informationsflöden på en Kanban-tavla så förenklar vi processen men det är inget nytt program vi behöver lära oss. Genom visualisering förenklar vi och tydliggör vem som ansvarar för vad, samtidigt som vi ökar förståelsen för alla inblandade och för varandra. Mitt Lean-tips: Visualisera mera!