På Trafikverket har vi fått lite nya förutsättningar för Ostlänken; nu ska vi bygga för 250 km/h istället för 320 km/h, vilket innebär en hel del omplanering. Vi justerar som bäst projektet efter de nya kraven i samverkan med våra projekterande konsulter; vad måste justeras, i vilken omfattning och hur kan vi samtidigt gå vidare i det löpande arbetet?

Här blir det lite av Last Planner-tankegångar. Vad vi än gör och hur vi än planerar så får det pågående arbetet inte bli stillastående. Vad kan vi fortsätta med utan att det gör skillnad, vad måste vi fokusera på för att hålla projektet löpande? Vad saknas för att gå vidare med nästa steg trots nya förutsättningar?

En lite lättsammare utmaning – men lika intressant – är arbetet med Årets Lean-byggarstudent, Lean Forum Byggs satsning på att premiera unga talangers insatser för att främja det svenska byggandet. Anmälan är stängd och nu är det läsning av projektupplägg och examensarbeten som gäller. Vi har ännu inte spikat när och var själva prisutdelningen sker – men för den som väntar på något gott …

Byggbranschen skulle kunna må bra – eller bättre – av att samverka lite mer kring idéer runt metodutveckling. Inom Lean finns det mycket vi både kan dela med oss av och lära av varandra utan att det ger någon inverkan på den inbördes konkurrenskraften. Lean Forum Bygg är naturligtvis ett sådant forum, men vi borde kunna göra så mycket mer rent konkret.

Själva har vi på Lindbäcks Bygg nyligen fått uppleva lite av nyttan med samverkan. Vi har haft besök av VD och utvecklingschef från BoKlok där vi inlett diskussioner kring vilka typer av frågor och inom vilka områden som vi skulle kunna arbeta tillsammans. Det var ett mycket inspirerande möte som gav enormt mycket energi åt båda håll.

För min del står det klart att detta är något vi absolut borde göra mer av. Efter att BoKlok har besökt vår nya fabrik har vi börjat fundera på om vi ska starta en liten grupp – eller varför inte en branschförening? – inom industriellt byggande. Naturligtvis skulle andra företag också bjudas in, det är många som satsar: Eksjöhus, Derome, Moelven, Götenehus

Än så länge är det i sin linda och rör sig bara om lösa planer, men varför inte? Bara efter vårt korta möte ser vi mycket gemensamt kring exempelvis kompetensförsörjning, produktionsteknik, automation, robotisering etcetera. Här finns det absolut en grogrund för en närmare samverkan och, som sagt, vi är många i branschen som satsar på industriellt byggande. Tillsammans skulle vi bli ännu starkare.

Som för så många andra händer det emellanåt att jag slötittar på Youtube, där ett favoritbolag som jag följer en del heter DPR Construction. De har bland annat en Site Manager som berättar om sin Lean-resa vilken knyter an till det jag nämnde i min förra logg. Lean har ofta ett stort fokus på verktyg och metodik, men här berättar deras Site Manager om sin erfarenhet av att fokusera på att ”bara” gå ut och jobba med människorna.

Det är ett fokus som bygger på respekt, ett genuint intresse för att skapa förtroende och bygga relationer på arbetsplatsen. Det är väldigt inspirerande att titta på då han också har genomfört detta i praktiken. Genom att bygga respekt och förtroende i sitt team så kommer allt annat av sig själv. Genom att verkligen jobba som ett team så kommer arbetet med ständiga förbättringar, transparens och förmågan att se helheten automatiskt, ingen tittar längre bara på var hen själv står utan ser till hela projektets bästa.

Det är lätt att glömma att Lean som sagt inte är verktyg och metoder, grunden ligger i människor och filosofier. Lean är med andra ord inte så unikt som vi ibland inbillar oss, det handlar i slutänden om respekt och intresse för våra medmänniskor – det är det som skapar teamkänslan där alla vill tillföra sitt bästa och bidra till helheten!

På BoKlok har vi samlat alla våra produktionschefer, eller platschefer som de kallas på andra håll, till en kombinerad workshop och utbildning kring planering. Vi tittade på fyra nyckelområden: Huvudtidplan (övergripande projektplanering), produktionstidplan (konceptuella milstolpar och aktiviteter), rullande tidplan (nedbrytning av ”sunda aktiviteter – sju förutsättningar på plats – till mätbara arbeten) samt daglig styrning (involverande planering enligt Last Planner).

Till agendan lånade vi också Jarkko Erikshammar från iTid och Luleå tekniska universitet som vi haft kontakt med sedan tidigare i SmartBuilt-projektet VALLA Coach. Jarkko höll i teoripassen om hur de olika delarna hänger ihop och kunde dessutom berätta hur andra branscher arbetar med detta. I den uppföljande workshoppen fick produktionscheferna träna på hur de arbetar med involverande planering med rullande tidplan och daglig styrning.

Vi samlade sedan in alla våra produktionschefers erfarenheter kring hur BoKlok bör arbeta med detta; det ligger en fantastisk kraft i att låta 30 erfarna personer bidra med vad de tycker. Det är häftigt att få ta del av den enorma kunskapsbank som skapas av dem som verkligen jobbar med detta, något som ingen av oss teoretiker skulle kunna tänka ihop. Även om vi redan idag är ganska snabba att färdigställa våra projekt, bland annat tack vare att de oftast är relativt lika, så måste vi korta byggtiden.

Ett sätt att göra detta är att arbeta mer med planeringen, hitta arbetssätt för att korta ledtiderna och metoder som ordning och reda för att styra projekten på ett annat sätt med mindre stress och ”brandsläckning”. Min förhoppning är att vi inom ramen för VALLA Coach ska kunna få coachningsstöd på byggplatserna för att ytterligare träna produktionscheferna i Last Planner-metodiken med rullande tidplaner och daglig styrning.

Det är många aktörer med i byggprojekt, de samverkar och är beroende av varandra. Ett bra samarbete i projekt är en förutsättning för att lyckas där bra team bygger på respekt för varandra. Team-work och respekt är två av Lean-filosofins grundläggande värderingar. Ett bra team löser problem tidigt, har fokus på att slutprodukten blir så bra som möjligt och att produktionen kan löpa på utan störningar.

Den mänskliga faktorn gör att det ibland ändå blir fel. Fel kan uppstå överallt. Någon gör fel i projekteringen, det saknas information, tidspress gör att någon sätter igång ändå. Felen löses inte utan finns kvar och får lösas senare. Att lösa fel sent i en process är ineffektivt.

Satsa på att få till bra team och underlätta så att det är möjligt. Eliminera fel tidigt med en bra projektering. Jobba Lean!

Sedan sist har det kanske inte hänt så väldigt mycket rafflande, men jag har funderat en del kring det här med att bolla frågor med en kollega. Vad kan det heta på Lean-språk? Jag har ingen aning, men det är klart effektivt att ge varandra konstruktiv input och feedback – speciellt om det rör sig om en kollega som tycker om ständiga förbättringar och har en coachande attityd och ställer rätt frågor. Det är ovärderligt!

Det här går att systematisera och det finns en mängd olika metoder; Toyota Kata, fem varför etcetera. Min reflektion är att det inte är viktigt att ringa in det med en Lean-term, det kan ibland snarare avskräcka en del. Precis som min styrelsekollega Per skrev för några veckor sedan, en del personer uppfattar det som något positivt när de hör ordet Lean medan andra känner det som en belastning eller något jobbigt att höra.

För mig är det inte det som är det viktigt utan att vi i en organisation har en kultur där vi coachar varandra (på rätt sätt). Med ständig utveckling och en projektorienterad organisation vet vi inte alltid vad som ligger runt hörnet – men vi vet att vi hela tiden måste arbeta med våra processer för att utvecklas. Det som finns mellan ”nutillståndet” och önskat måltillstånd är oftast oklart, att ta små steg och utvärdera ofta längs vägen är nödvändigt. Läs Lean Kata!

Frågor att ställa sig:

1. Målet?
2. Nuvarande tillstånd?
3. Hinder?
4. Nästa steg?
5. Reflektera över det senaste steget du tog – vad hände, varför, lärdom?

Sverige måste bygga mycket framgent och mycket kommer också att byggas. I min roll som konsult på Prolog så får jag göra och uppleva många olika saker och ett nuvarande, dessvärre ganska hemligt, projekt har fått mig att fundera kring våra entreprenadformer. Det handlar om hur vi traditionellt handlar upp i branschen och vilka incitament som finns för att etablera en Lean verksamhet.

Min övertygelse är att det endast är en strategisk samverkan som erbjuder ett verkligt incitament för att arbeta långsiktigt och upprepningseffektivt med seriellt byggande och kostnadsminimeringar över tid. Det är betydligt svårare att uppnå i de traditionella entreprenadformerna, vilket då inte leder till ett mer gemensamt Lean-tänk.

Om vi kan undvika att hamna i ÄTA-fällan – ändring/tillkommande/avgående arbete – genom att faktiskt samverka på riktigt med gemensamma mål, gemensam ekonomi och gemensam organisation så kan vi uppnå önskad produktivitet. Tyvärr får jag inte berätta mer om det specifika uppdraget, men kanske jag får tillfälle att återkomma när mitt arbete är klart.

Vi har på BoKlok bestämt oss för att ersätta ett gammalt verktyg för intrapportering av interna kvalitetsavvikelser och förbättringsförslag till de olika stabsfunktionerna, det vill säga inköp, produktutveckling, projektstöd med fler. Anledningen till av vi vill ersätta det är att (1) det är ett frihängande verktyg som inte används till någon annan form av avvikelser, det är ganska dyrt och komplicerat med mycket att fylla i och inte anpassat till byggbranschen. Dessutom har vi (2) inte riktig kontroll över hur vi tar hand om dessa rapporter; ofta upplevs det som att de skickas in i ett stort svart hål utan återkoppling eller input från stabsfunktionen vsd de verkligen gör med informationen.

 Därför bestämde vi oss för att använda samma verktyg som vi använder för för externa kvalitetsavvikelser från projekten till våra leverantörer och entreprenörer ute på våra byggplatser – BIM 360 Field från Autodesk (se bild). I en surfplatta eller på en dator loggas kvalitetsavvikelser, det är billigare och mer användarvänligt och framförallt är det ETT verktyg. Så långt allt gott och väl. Emellertid står vi inför risken att även detta upplevs som ett svart hål om vi inte samtidigt etablerar en intern funktion, en rutin eller ett arbetssätt för att ta hand om avvikelser och förbättringsförslag. Annars har vi bara ersatt ett krångligt verktyg med ett enklare alternativ men sitter fortfarande fast i samma fälla.

Vi behöver en kvalitetsfunktion – en spindel i nätet – med tydlighet i vilket ägande som stabsfunktionerna har som ansvariga för kvalitetsåtgärder. Det kan även behövas ett forum för övergripande frågor där det krävs flera stabsfunktioner med ett mer holistiskt synsätt för att hitta en lösning. Kvalitetsfunktionen kan även ta fram beslutsunderlag för ledningen avseende vilka frågor vi ska prioritera och arbeta vidare med samt vilka medarbetare som ska göra det.

Nyckeln till att inte uppfattas som ett svart hål ligger inte i tekniken utan i vårt mindset och interna kultur. Det rör sig om en attitydfråga kring hur vi tar hand om input och återkopplar. Vi får inte se avvikelser som gnäll utan som en värdefull källa till ständiga förbättringar där återkopplingen från projekten uppfattas som något positivt – ”härligt, nu har jag skickat in detta och slipper det problemet vid nästa projekt”. På så sätt kan vi successivt bygga bort problemen i kommande projekt, men det är inte bytet av verktyg som avgör om vi är lyckosamma eller inte. Det handlar om kultur, inte om teknik.

Trafikverket har vi något vi kallar successiv uppföljning, ett arbetssätt som vi tillämpar främst i komplexa projekt. Bakom det finns ett tänk om att takta beställar- och leverantörssidan så att de är i samma nivå och fas inom projekteringen. Detta för att undvika över- eller underprojektering, det vill säga att det varken blir för mycket eller för lite.

I arbetssättet finns det lite paralleller till Last Planner och Lean, detta att vi har en form av planering eller diskussion kring vad vi vet idag och vad vi kan göra framåt utan att backa för mycket. Det andra är att även beställarsidan snabbare ska bli medveten om och när det finns luckor att fylla av det de vill ha. Leverantören ska leverera rätt saker men det kräver att beställaren också tänkt igenom alla leveranser i rätt tid och fas – det är lätt att missa någon del i komplexa projekt. Ett Lean-tänk helt enkelt.

För Lean Forum Bygg börjar det dra ihop sig till tävlingen Årets Lean-byggarstudent och det har redan droppat in några anmälningar. Vi ser dock gärna fler, så har du förslag är de mer än välkomna. Anmälan hittar du här!

Lean som begrepp eller uttryck som sådant gäller det att vara lite försiktig med. Alla begrepp kan komma att representera en värdering eller en känslomässig laddning. Det finns de som uppfattar det som något positivt när de hör ordet Lean, medan andra känner det som en belastning eller något jobbigt att höra. Det här är något vi måste vara medvetna om, de emotionella delar som kan vara knutna till dessa fyra bokstäver.

Lean som sådant – efter att begreppet formulerats i Amerika med japansk inspiration – är i mångt och mycket sprunget ur ett akademiskt tänk. Vi har metoder och verktyg och mätdata, allt sådant som vi sedan försöker omsätta till resultat i den verklighet vi verkar, när det i grund och botten handlar om ett förhållningssätt, filosofi, tankesätt …

Niklas Modig och Pär Åhlström sätter huvudet på spiken i boken Detta är Lean. Allt jag gör ska ska göra det lättare för den i nästa steg att göra vad den ska. Det behövs egentligen inga begrepp och framförallt inte några japanska ord. Dessa är oviktiga, det är vi själva som måste låta tankesättet sjunka in. Vi måste koppla bort det känslomässigt jobbiga med mätdata och verktyg och inse att det rör sig om ett förhållningssätt till arbete och kollegor. Det är med en mer odramatisk koppling till begreppet ”Lean” som vi måste börja.