Fönstertillverkaren NorDans Kvillsforsfabrik utsågs tidigare i år till Årets Lean-byggare. En varm vårdag i mitten av april besökte vi dem för den traditionsenliga uppföljningsartikeln, då fabrikschefen Cecilia Hedblad Sjölin lika inspirerat som kunnigt berättade om och visade deras verksamhet.

NorDan tillverkar fönster, fönsterdörrar, skjutdörrar och ytterdörrar och grundades i Norge redan 1926. Kvillsforsfabriken köptes 2011 och idag är de cirka 100 medarbetare i Kvillsfors. Produktionen omfattar maskinverkstad för trä, aluminiumavdelning, måleri med elektrostatmålning, monteringsavdelning och glasningsavdelning. I Norge startade NorDan sitt Lean-arbete 2005 och övriga fabriker har anslutit sig allteftersom. Fokus i arbetet ligger på kulturen och att driva ständiga förbättringar.

Anläggningen i Kvillsfors medverkade för övrigt i Produktionslyftet mellan 2009 och 2010, då under namnet Kvillsfors Fönster AB. Sedan dess har de både fått nya ägare och ny ledning så det är mer av kuriosa – diplomet från Produktionslyftet finns dock kvar. Idag är det fabrikschefen Cecilia Hedblad Sjölin och hennes medarbetare som driver arbetet framåt med stark support från VD Dag Kroslid. De är, som Cecilia beskriver det, ”Lean-nördar” … Arbetet baseras på NDMS, NorDan Management System, vilket är implementerat vid och ”ägs” gemensamt av alla NorDans anläggningar.

– NDMS är ett bra system och vi kan dela med oss av erfarenheter och förbättringar mellan anläggningarna, förklarar Cecilia. Vi har årliga träffar då vi går igenom varandras arbetssätt och lär av varandra.

NorDans genomgripande produktionssystem säkerställer att onödiga uppgifter och processer tas bort samtidigt som det säkrar kvaliteten på produkter och ser till så att svinnet hålls på en minimal nivå. Vid alla NorDans fabriker är detta satt i system vilket resulterat i en både effektiv och miljövänlig produktion.

Cecilia är civilingenjör med inriktning mot produktion med erfarenhet från bland annat kontraktstillverkning hos Ericsson innan nuvarande fönsterproduktion. Hon har både Green Belts och Black Belts inom Sex Sigma men är relativt ny inom träindustrin.

– När jag började här 2014 tänkte jag att det ”bara” var fönstertillverkning, hur svårt kunde det vara? Sedan besökte jag produktionen och fastnade genast, det är en spännande tillverkning, berättar Cecilia. Dessutom kände jag direkt att det var en god stämning i företaget.

Hon praktiserade i produktionen under tre veckor och tog direkt till sig den familjära stämningen och engagemanget i företaget. Hon reagerade även på den disciplin som var etablerad, exempelvis var det ingen som drog ut på rasten eller lämnade något ofärdigt. Däremot såg Cecilia både buffertar och mellanlager, men insikten fanns där vilket en arbetsledare konstaterade med kommentaren: ”Ska vi upp i takt måste vi minska lagret.” Fabriken i sig är gammal med ganska konstiga flöden, men med små medel och genom att flytta på maskiner har de kunnat förbättra flödena.

På de senaste fyra åren har de fördubblat kapaciteten i Kvillsfors. Strax före sommaren sänkte de ledtiden med ytterligare två dagar, från 12 till 10 dagar. Det som tillverkas en vecka levereras kommande; de har alltid en vecka som buffert på grund av risken för glaskross. Då (2014) var ledtiden i fabriken mellan 20 och 25 dagar; idag har de en leveransprecision på 98 procent och fabriken är återigen lönsam.

– Idag har vi enstycksflöde av bågar och fönster tack vare nya maskiner, berättar Cecilia. Mycket av fokus har flyttats från montering till att hantera maskinerna.

De har investerat i avancerad utrustning i form av bland annat Conturex-maskiner. Dessa klarar olika på varandra följande moment och ersätter flera andra maskiner i en helautomatiserad process. I dagsläget har de två stycken men tankar finns på ytterligare en. 2018 installerades den första och även det visade på engagemanget från medarbetarna. Från torsdag vecka 12 till måndag vecka 13 flyttade de exempelvis aluminiumteamet till en annan byggnad för att bereda plats för de nya maskinerna – ett perfekt samspel! En ny kap/hyvel installerades strax innan semestern och Conturex under hösten. Cecilia lyfter särskilt upp betydelsen av sina arbetsledare i fabriken.

– De är otroligt duktiga och är internrekryterade från produktionen där de varit mellan 25 och 30 år, berättar Cecilia. De är inte skolade i Lean men det fanns där ändå, fabriken gick ganska dåligt innan NorDan tog över och alla är rädda om de resurser som finns.

Ett rykte som ett ”Lean företag” brukar hjälpa vid rekrytering, vilket är en utmaning med tanke på anläggningens läge. Det är inte alldeles lätt att attrahera folk från andra delar av landet och de tar även hjälp av bemanningsföretag. De samarbetar också med Träcentrum i Nässjö från vilka de tar emot sina APLer (arbetsplatsförlagt lärande).

– Framförallt försöker vi hitta medarbetare som bor i närheten, det vinner vi på i längden, säger Cecilia. De flesta vi anställt på senare tid kommer från bemanningsföretag.

De arbetar aktivt med digitalisering och papperslös produktion har implementerats under våren. De strävar också efter att fånga upp mer data från produktionen för att använda som grund för ständiga förbättringar; automation och digitalisering kommer in på ett självklart sätt, något de också tänker sig att marknadsföra på ett bättre sätt för att bli en än mer attraktiv arbetsgivare.

– Vi är bara några stycken på tjänstemannasidan vilket innebär att alla i fabriken måste vara delaktiga i utvecklingsarbetet, berättar Cecilia. Våra engagerade medarbetare är avgörande för framgången.

Utvecklingen har gått förvånansvärt snabbt tack vare medarbetarnas engagemang. Det mesta har utförts direkt och inte ens behövts följas upp, vilket i kombination med personalens egna initiativ gjort att de har kunnat visa en konstant kapacitetsökning sedan 2014.

– Jag vet inte hur många gånger som vi ”nått taket” och sagt att nu går det inte att göra mer, men det har ändå gått. Vi har i år haft överbeläggning där vi haft att välja mellan att ”bara göra” eller ge upp – och här ger man inte upp. Du måste ha förmånen att befinna dig i en organisation som denna för att till fullo förstå kraften i den!

Det går inte att använda samma metoder för att lösa de problem som dessa har skapat. För att lösa byggsektorns utmaningar måste det till nya angreppssätt. Lean Forum Byggs styrelsemedlem Jimmy Dahlström lyfter här med sin kollega Jesper Lundgren på Prolog fram ett framgångsrikt alternativ: Visuell planering.

Byggbranschen befinner sig i en intensiv period där beställningar på projekt står i kö hos entreprenörerna. Boverket uppskattar att hela 700 000 nya bostäder ska produceras till år 2025, vilket innebär att cirka 70 000 bostäder ska produceras per år. Trots de senaste årens högtryck måste bostadsproduktionen fördubblas för att uppnå målet; vi måste producera i samma takt som under 60- och 70-talets miljonprogram.

Samhällsbyggarsektorn är på väg mot en överhettning och resursbristen är tydlig. Utöver dessa faktorer finns en problematik kring samhällsbyggarbranschens produktivitet. Statistik visar att produktivitetsutvecklingen i samhällsbyggarbranschen jämfört med tillverkningsindustrin är 1,7 gånger lägre. Det vill säga, per tillverkad enhet ökas inte värdet utan kostnaden ökar. Det blir alltså dyrare ju fler enheter som produceras. Dessutom visar färska siffror att byggkostnaderna i Sverige är 67 procent högre än genomsnittet i Europa.

– Vi har på Prolog har arbetat med att effektiviserat byggandet i 18 år, grundat på att göra skillnad i samhällsbyggandet, säger Jimmy Dahlström. Vi har hjälpt våra kunder att utveckla och implementera nyskapande metoder och verktyg för ett hållbart samhällsbyggande, där vi sett flera enastående och verifierade resultat.

Avgörande för att möta de utmaningar som finns på marknaden är effektiva processer som gör det möjligt att göra mer med de resurser som redan finns. En metod som visat sig effektiv för att få bättre kontroll och minskad tidsåtgång i projekten och verksamheter är visuell projektplanering. Visuella metoder kan tillämpas i samtliga faser av ett projekt samt inom ramen för en organisations planerade arbete. I ett projekt används metoderna med fördel i planeringsarbetet inför och under projektets genomförande.

Fördelar med visuell planering:

• Bättre överblick
• Förbättrad kommunikation
• Samsyn
• Ökat engagemang
• Ökad delaktighet
• Effektivare möten
• Problemområden och hinder syns tydligt och tidigt.

Under de senaste åren har flera stora projekt använt sig av visuell planering i projekteringsfasen med lyckade resultat. Det är tydligt att effekten av visuell projekteringsplanering medför att projekteringstiden minskar – skapas rätt förutsättningar för implementering av arbetssättet kan projekteringstiden uppemot halveras. Några nyckelfaktorer bakom detta är:

• Involvering
• Mätning och uppföljning
• Samlokalisering
• Engagemang
• Högt till tak.

– Det här är inte rocket science, metodiken lär knappast ge något Nobelpris, däremot visar det här exemplet på att om fokus flyttas från post-it-lappar (verktyget) till processen, metodiken och strategin och att involvera och engagera fler så uppnås resultat, fortsätter Jimmy. Metoderna är sprungna ur Lean och det är många duktiga aktörer som har lyckats med detta, till exempel NCC, Veidekke och Ytterbygg för att ta lite olika storlek på företag.

Flertalet projektdeltagare vittnar om mjuka vinningarna i form av gladare projektdeltagare, minskat antal sjukskrivningar och högre engagemang. De effektiva processerna i form av visuella metoder gynnar inte bara de mjuka aspekterna utan givetvis även mer traditionella KPIer såsom tid, kostnad och kvalitet.

Detta visade sig tydligt i ett stort infrastrukturprojekt i vilket den normala och förväntade systemhandlingsprojekteringen omfattade två år. I nämnda projekt arbetade mer än 40 konsulter två dagar i veckan. Projektet utarbetade tydliga och effektiva processer som hanterade projekteringens framdrift på ett enkelt, tydligt och visuellt sätt.

– De resultat som åstadkommits hade inte varit möjliga utan både engagerade projektledare och deltagare, det är de som är anledningen till framgången, säger Jimmy. Oavsett vad vi säger eller tycker så är det de själva som driver och genomför arbetet.

Projektledaren konstaterar mycket positiva effekter och säger själv att projekteringstiden har halverats med hjälp av de visuella metoderna. Översatt i kronor och ören innebär en halverad systemhandling en besparing på 23 miljoner kronor i rena konsultarvoden för detta projektet.

En nyckelfaktor för en framgångsrik visuell projektering är att involvera samtliga discipliner och nyckelintressenter i att gemensamt ta fram en visuell beskedstidplan. Det är först när en fullständig samsyn råder som tidplanen bedöms vara klar. Gruppen äger gemensamt planen och alla förväntas arbeta utifrån den. Eventuella hinder eller problem hanteras redan i detta skedet.

Avstämningar mot planen sker löpande under hela projekteringsfasen genom specifika avstämningsmöten. Dessa möten är inga arbetsmöten, endast avstämningar, och genomförda på rätt sätt är de upp till 80 procent effektivare än traditionella projekteringsmöten. Det är inte ovanligt med projekterande avstämningsmöten på 4-5 timmar; med rätt process tar de med det här upplägget sällan över en timme.

För att framgångsrikt arbeta med visuell planering krävs mätning och uppföljning; det du mäter blir du bättre på. Visuell planering är ett dynamiskt arbetssätt som måste anpassas efter det aktuella projektet och de människor som arbetar i projektet. Det är därför viktigt att noggrant analysera vad som ska mätas och varför. Exempel på resultat från mätning i ett projekt som implementerat detta arbetssätt visas i tabell 1.

– Jag tror på betydelsen av att lyfta goda exempel och även om det inte rör sig om uttalade ”Lean-projekt” så är det som sagt sprunget ur Lean, avslutar Jimmy. Det är en av Lean Forum Byggs styrkor, att kunna lyfta dessa exempel till nytta för branschen och agera som ett nav för kunskapsspridning.