Som för så många andra händer det emellanåt att jag slötittar på Youtube, där ett favoritbolag som jag följer en del heter DPR Construction. De har bland annat en Site Manager som berättar om sin Lean-resa vilken knyter an till det jag nämnde i min förra logg. Lean har ofta ett stort fokus på verktyg och metodik, men här berättar deras Site Manager om sin erfarenhet av att fokusera på att ”bara” gå ut och jobba med människorna.
Det är ett fokus som bygger på respekt, ett genuint intresse för att skapa förtroende och bygga relationer på arbetsplatsen. Det är väldigt inspirerande att titta på då han också har genomfört detta i praktiken. Genom att bygga respekt och förtroende i sitt team så kommer allt annat av sig själv. Genom att verkligen jobba som ett team så kommer arbetet med ständiga förbättringar, transparens och förmågan att se helheten automatiskt, ingen tittar längre bara på var hen själv står utan ser till hela projektets bästa.
Det är lätt att glömma att Lean som sagt inte är verktyg och metoder, grunden ligger i människor och filosofier. Lean är med andra ord inte så unikt som vi ibland inbillar oss, det handlar i slutänden om respekt och intresse för våra medmänniskor – det är det som skapar teamkänslan där alla vill tillföra sitt bästa och bidra till helheten!
Lean som begrepp eller uttryck som sådant gäller det att vara lite försiktig med. Alla begrepp kan komma att representera en värdering eller en känslomässig laddning. Det finns de som uppfattar det som något positivt när de hör ordet Lean, medan andra känner det som en belastning eller något jobbigt att höra. Det här är något vi måste vara medvetna om, de emotionella delar som kan vara knutna till dessa fyra bokstäver.
Lean som sådant – efter att begreppet formulerats i Amerika med japansk inspiration – är i mångt och mycket sprunget ur ett akademiskt tänk. Vi har metoder och verktyg och mätdata, allt sådant som vi sedan försöker omsätta till resultat i den verklighet vi verkar, när det i grund och botten handlar om ett förhållningssätt, filosofi, tankesätt …
Niklas Modig och Pär Åhlström sätter huvudet på spiken i boken Detta är Lean. Allt jag gör ska ska göra det lättare för den i nästa steg att göra vad den ska. Det behövs egentligen inga begrepp och framförallt inte några japanska ord. Dessa är oviktiga, det är vi själva som måste låta tankesättet sjunka in. Vi måste koppla bort det känslomässigt jobbiga med mätdata och verktyg och inse att det rör sig om ett förhållningssätt till arbete och kollegor. Det är med en mer odramatisk koppling till begreppet ”Lean” som vi måste börja.
Har funderat en del kring projektmål, en av de viktigare sakerna i ett byggprojekt. På entreprenadsidan finns det många projektmål, men det är några saker jag tycker man bör tänka på när man sätter dem – eller snarare se till att de kommer med. För att nå målen räcker det inte bara med en styrgrupp utan helheten måste beaktas, engagemanget över tid för att alla ska sträva mot samma mål.
Dessutom är det viktigt att inte sätta mål som är för höga eller i det närmaste ouppnåbara eftersom det bara skapar en mental låsning kring ”det fixar vi aldrig”. Visst, spänn gärna bågen och utmana så att medarbetarna inser att här behövs det mer kraft än vanligt för att nå målet, men det måste vara resonabelt. Dessutom ska det gärna vara formulerat i små steg.
Helheten omfattar också alla ”experter”; vi sitter ofta i våra egna silos – det kan vara marknad, projektering, produktion – men när vi sätter målen måste vi bryta ner dessa silos för att kunna skapa en helhet. Målen får inte bara peka, eller vara helt beroende av, en grupp utan det måste vara hela projektet som ska nå målen. Mål är dessutom ofta lätta att sätta i resultat som pengar, leverans, kvalitet etcetera. Tyvärr så glömmer vi ofta ”hur”, hur vi kommer dit, vad vi ska göra för att röra oss mot målet.
Med ovanstående komponenter tror jag att vi kommer att nå våra mål som kostnad, tid och kvalitet, men samtidigt får vi inte glömma helheten, engagemanget, den resonabla målsättningen samt ”hur”. Det är när detta är på plats som vi hittar de riktigt lyckosamma projektmålen.
I mitt jobb på NCC sitter jag i en hel del projekt där vi som varit med några år tydligt kan se vart vi är på väg. Vi har sett den ”gamla” typen av projektledning vid pendelns ena vändpunkt; en lätt grånad man (vanligtvis) eller kvinna som kan allt, styr allt, vet allt – det är dit du går med dina frågor och den personen har normalt allt i sitt huvud.
I dagens komplexa omvärld med lagar, olika aktörer och omvärldspåverkan känns Lean som pendelns andra vändpunkt där vi gör precis tvärtom. Vi har ett decentraliserat beslutsfattande genom att vara transparenta och kommunicera kontinuerligt. Det ger var och en – inte bara projektledaren – en tydlig bild och förståelse av projektets helhet. Vi kommer bort från våra respektive silos och inställningen att ”jag gör mitt, sedan är jag färdig.”
Vad vi istället bygger upp är en respekt för hur ett gott arbete även underlättar för nästa led och i förlängningen hela projektet. Det ger även medarbetarna kraft och rätt att våga och kunna ta beslut för helhetens bästa utan att prioritera enskilda silos. Visst kan inköpsavdelningen göra ett lyckat inköp, men kanske sker det på bekostnad av produktionens logistikhantering?
Lean Construction omfattar alla och ger var och en kraft att vara en aktiv del i och ta ansvar för projektet. Vi måste komma bort från att se alla som en bricka i spelet utan istället se var och en som en drivkraft för helheten. Det är då vi också ser den verkliga styrkan.
Jag funderar ibland på detta med kunskapens förbannelse. Själv jobbar jag med projektverksamheter inom NCC och vi vill gärna gå in i projekt med vår bild över hur de ska drivas, vi vill jobba Lean med en tydlig plan framåt. När Lean-ordet dyker upp får dock alla sin egen bild, allt från en väldigt akademisk till en mer pragmatisk inställning – ”det är något för bilfabriker”. De har inte samma bild som vi, de tänker inte på samma sätt och det är vår utmaning.
Det är vi som måste få till ett ”shared mindset”, kanske till och med ta bort Lean-begreppet och med fötterna på jorden förklara att vad det handlar om är att minska slöserier och ta bort det som inte skapar värde. Vi måste prata om detta och tillsammans skapa en bild över hur vi gör idag, en nulägesanalys, och gemensamt diskutera vad vi kan göra bättre. Vi måste få bort den individuella Lean-bilden och tillsammans gnugga igenom vad vi menar, avdramatisera begreppet och bryta ner arbetet till effektivare projekt.
Sättet att göra detta på är att tala med varandra, att gå från ”självklart till viklart”. Vi måste inse att när vi kommer till ett projekt med en plan och inställning så är det inte självklart att alla delar den. Det handlar också om respekt – som jag nämnde i förra loggen – där vi måste visa nyfikenhet och förståelse för andra. Var är du i detta? Vad känner du? Som jag nämnde inledningsvis är detta ett ansvar på oss som tycker att vi kommit en bit på vägen. Det är lätt att bli alltför entusiastisk och passionerad, men vi måste ha med oss alla andra. Att stanna upp och kanske till och med backa är svårt, men ibland också absolut nödvändigt.
Det enkla är ofta det mest effektiva, något som är värt att tänka på emellanåt. Själv reflekterar jag kring det i samband med Toyotas välkända fem ”Varför?”, en väldigt bra – och enkel – metodik för att verkligen borra sig ner i en frågaställning för att hitta kärnproblemet. Inte alltför sällan hamnar vi ingenjörer i ställningen ”jaså var det DET som var problemet” när vi initialt redan identifierat en annan lösning än den som löste rotorsaken.
I detta ligger det också en djupare mening, som det ofta gör i det ”enkla”. Det finns en aspekt av reflektion; varför gör vi detta? Vi tar oss tid att luta oss tillbaka och verkligen tänka efter, något som psykologen Daniel Kahneman beskrivit med sina System 1 och System 2: Det första är intuitivt och erfarenhetsbaserat, det andra eftertänksamt och hanterar mer komplexa frågor. Var det verkligen så här det var? Ska vi analysera djupare, kan vi reflektera tillsammans?
Ytterligare en aspekt i detta, som också återfinns övergripande inom Lean, är respekten för individen. ”Här är problemet, detta är lösningen!” – men det känns fel, varför ska vi göra så? Istället för att peka med hela handen omfamnar tankesättet en mer mottaglig attityd; ”förklara för mig hur du resonerar.” Det landar en hel del respekt i en enkel metodik som fem ”Varför?”!
På NCC har vi gått över till vår visuella planering, något som sprider sig som löpeld över företaget. I en del av våra större projekt kan det vara en utmaning i att dokumentera och följa upp dessa ”löften” som ges enligt tidsplanerna. Även bland de som lärt sig verktyget finns det en del som känner ett behov av någon form av IT-stöd. Efter att ha prövat en bukett av olika program så har vi valt ett från företaget Yolean. Det har sitt ursprung i ett Vinnova-projekt tillsammans med Volvo kring produktionsplanering men har grenat ut sig till andra branscher och industrier. Vi har då testat byggdialekten av programmet.
Det har fallit väldigt ut bra, mycket tack vare våra intresserade och passionerade användare. Brukarna ute på våra arbetsplatser har hjälpt Yolean att utveckla ett smakfullt sätt att dokumentera arbetet. Bara det att vi har haft ett utvecklingsarbete parallellt med full drift visar att det fungerar riktigt bra. Är du intresserad av att få veta mer? Anmäl dig då till Lean Forum Byggs seminarium den 12 april då personal från NCC kommer att berätta mer om visuell planering – anmäl dig här!
Vi använder Lean ganska brett som begrepp, men vad står det egentligen för om vi kokar ner det? Det handlar mycket om decentralisering av beslut genom transparens och en förstärkning av både ansvar och möjligheten att påverka. Alla ska ha rätt till att ”våga” ta beslut, det är inte hierarktiskt där det är ledningen som bestämmer om man får gå vidare eller inte. Fordismen kunde nog fungera på sin tid med en lina och en produktvariant, eftersom det inte erbjöd så mycket störningar. I dagens produktion med mängder av anpassningar krävs det ett aktivt agerande längst ut i produktionen – med möjligheten till andon, att dra i snöret.
Detta är lite av kärnan i Lean, att alla är involverade och är en del av beslutsfattandet. Byggbranschen vill annars gärna hålla sig inom komfortzonen. Förändringar är jobbiga. Vi väljer hellre en äldre och erfaren (man) än en ny, ung person som kan utvecklas till en bra medarbetare. Vi har dock ett projekt där vi i ledningen i och för sig satt en äldre, kunnig person men i alla övriga roller valt unga och nyfikna medarbetare med rätt attityd som vågar ta egna beslut. Det har blivit en riktig framgångssaga med engagemang och och kraft från medarbetarnas egna beslut baserade på projektets ”mindset” och utan att fråga ”den äldre”. Projektet ett lysande exempel på att inte säga Lean – utan göra Lean!
Kom att tänka på något som är ganska vanligt inom vår ingenjörstäta bransch. Jag hjälper till en del i stort projekt inom NCC och en stor utmaning är faktiskt att alla vill komma igång, de vill visa att de är duktiga och kompetenta, de vill starta upp saker för att ha något för händerna. Och det är väl så som många ingenjörer är, väldigt händelseorienterade. Visst är det viktigt att få igång saker, men när många gör det samtidigt blir det också svårt att hålla en gemensam riktning. Här kommer det klassiska Lean-tänket in med ett gammalt Lean-ordspråk: ”Stop starting, start finishing!”
Ska du starta upp så gör det i sekvenser som du kan slutföra ganska fort, inte i stora sjok som tar veckor att slutföra. Dela upp elefanten i lagom munsbitar. Även om ambitionen är hög – eller kanske just därför – starta med sådant som blir klart i närtid. Det ska vara hanterbart så att du när det är klart kan se tillbaka, få en översikt och reflektera. Blev det bra? Blev det som tänkt? Kan något ha gjorts bättre? Utifrån det tar du sedan nästa steg. Stycka elefanten i lättsmälta delar, planera din verksamhet i små steg. Ok, visst ska vi bygga stort men börja i det lilla, gräv klart gropen där du står. Undvik omfattande startsaker – färdigställ klartsaker!
Inom Lean Forum Bygg har vi ambitionen att inom kort kunna publicera en A3-mall för spridning i branschen. Så vad menar vi då med en A3? Jo, det är helt enkelt en hjälp för att behandla och adressera ett problem på ett strukturerat sätt istället för att på sedvanligt ingenjörsmanér kasta sig över första bästa lösning. Målsättningen är att verkligen identifiera problemet på djupet först och därefter titta på lösningar och angreppssätt. Sedan tittar vi på önskat resultat – vad är det vi vill uppnå? – för att slutligen mäta; vad blev det för resultat?
Detta blir Lean Forum Byggs bidrag som stöd till branschen att systematiskt arbeta med problemidentifiering och konkretisering istället för att välja enklaste alternativet utan att tänka på konsekvenserna. Det är ett enkelt medel som snabbt leder till ökad effektivitet. Vi har en första version klar – den är på revision för tillfället – och jag måste säga att den känns väldigt bra, välstrukturerad och även innehållande exempel och förklaringar. Grunden är hämtad från mjukvaruindustrin men anpassad till svenska förhållanden generellt och byggbranschen specifikt. Något att se fram emot som förhoppningsvis också kommer till bred användning.
