Som nyinrättad på kontoret efter en fantastiskt utmanande föräldraledighet har jag tagit mig tid att tänka; tänka på hur jag ska ha min kontorsyta för att den ska underlätta för mig i mitt dagliga arbete, sorterat upp anteckningar och mappar på datorn – ”5S:at” lite helt enkelt. Det är SÅ skönt och effektiviserar verkligen arbetet.
Under ett byggmöte (vid ett stort nybyggnadsområde med flera aktiva entreprenörer) häromdagen uppdagades det att platscheferna inte närvarade vid obligatoriska samordningsmöten. Förklaringen var att de inte hann komma på mötena, bland annat för det hade dykt upp en massa problem i sista stund. Jag kan inte låta bli att tänka på att några av de där problemen aldrig hade uppstått om de tagit sig tid att komma till samordningsmötena … Eller snarare om de givits tid att komma till mötena, för det är också en prioriteringsfråga som deras chef måste svara för.
Själv vill jag tacka min chef för han inte bokade in mig på för mycket möten till en början efter föräldraledigheten. Jag har till och med haft tid att tänka på att det är viktigt att hinna tänka! Att avstätta speciell tid för att hinna reflektera och tänka borde jag göra oftare och jag har faktiskt avsatt lite tid efter semestern. Det där automailet om semesterfrånvaro skulle ju kanske kunna gälla någon eller några dagar ”extra” … =)
Det drar ihop sig mot sommartider och själv har jag faktiskt redan haft en vecka ledigt. Vi flög till Nice för att njuta av den franska rivieran och på flygplatsen vid avresan fick vi möjlighet att checka in allt bagage, inklusive handbagaget. Det var otroligt smidigt och behagligt att inte behöva släpa på någonting.
Sedan började oron komma krypande; skulle väskorna komma fram? Med precis allt incheckat skulle vi stå ganska ”nakna” om bagaget av någon anledning inte dök upp. Inte blev det bättre av en 40 minuters försening redan från start och inför mellanlandningen i Amsterdam hade våra ursprungliga 60 minuter för bytet minskat till 20. Vi lyckades springa mellan terminalerna och hann med vår anslutning, men hur hade det gått för bagaget?
Det blev en ganska nervös andra etapp, men när vi landat i Nice så kom allt vårt bagage på bandet i perfekt skick. Då slog det mig vilken fantastisk logistik de måste ha på dessa flygplatser för att klara av detta på så kort tid! Inom Lean pratar vi återkommande om bilindustrin och tar ofta exempel därifrån, men det finns nog en hel del att hämta inom flygbranschen.
Här finns dessutom en intressant koppling mellan Lean och digitalisering; den automatiska scanningen och sorteringen är en förutsättning för att allt ska löpa på så snabbt och smidigt; för att digitalisera effektivt krävs det en stabil process från start. Flödeslogistiken och den till stora delar digitala hanteringen skulle åtminstone jag gärna titta närmare på – och den fungerade för övrigt lika bra på hemresan trots mellanlandningen på Charles de Gaulle!
Inom allehanda medier debatteras det kring och delas bilder på olika banderoller som synts på studentflak som rullats ut från våra gymnasieskolor. Flaken i sig är fyllda av glada ungdomar som ska ut på arbetsmarknaden, nu eller om några år efter ytterligare studier.
Vissa budskap får mig att bli minst sagt besviken. De får mig också att tänka på bristen av förändringsbenägenhet; att kliva ur gamla roller och förbättra oss själva och det vi gör. Ja, just det – Lean!
För att etablera en långsiktig Lean-satsning måste vi börja från grunden med det mest fundamentala, nämligen våra egna värderingar. Vi måste inleda med att sätta människan i centrum och utifrån det skapa fungerande processer. Så vad menar vi då med att ”sätta människan i centrum”?
Låt mig sammanfatta: Visa respekt; vi är olika, har olika förutsättningar, olika kön och vi ser på saker med olika ögon. För att respektera detta krävs mod; mod att bryta invanda arbetssätt, mod att ifrågasätta den kultur som råder (exempelvis på arbetsplatsen) och mod att ifrågasätta sig själv – allt för att skapa förändring och förbättring.
Det är först då som vi kan skapa verkliga ”team”. När vi gör det på jobbet så blir det ”teamwork”. När vi lyckas med det kan vi också gå vidare mot ett gemensamt ansvar och tillsammans driva utveckling och förbättringar, både inom arbetet och i övriga samhället som helhet. Det är vårt gemensamma ansvar att det sker med respekt.
Sommar och semestertider närmar sig med stormsteg och de aktiviteter som inte hunnit slutföras på årets första halva är nu redan överförda till höstens planering. Det blir något för oss att ta hand om när vi återvänder utvilade och uppladdade efter semesterns lediga dagar. Det är planen, eller hur? Men, i ärlighetens namn, går våra tankar och förberedelser i huvudsak verkligen ut på att vi de facto ska vara lediga och mestadels overksamma? Är det inte snarare så att vi siktar på att få ut maximalt av denna period?
Av den anledningen görs vanligtvis storslagna planer med aktiviteter och uppgifter hemmavid som inte hunnits med under de delar av året som vi arbetar och som nu ska adresseras när semestern lediga dagar äntligen är här. När önskelistan på vad vi vill hinna med är klar omfattar den sannolikt även en del personer och platser vi vill besöka, nu när vi plötsligt fått så mycket tillgänglig tid att fördela. Som säkert också några av dina vänner och kollegor kommenterat lite skämtsamt: “Det ska bli skönt att komma tillbaka till jobbet så man får tillfälle att vila upp sig lite!”
På grund av – eller tack vare – detta vill jag framhålla att vi borde applicera våra kunskaper från förändringsarbete och prioritera våra åtgärder så att vi väljer projekt som ger omedelbar effekt, gärna något som förenklar eller förbättrar våra liv under hela året. För mig personligen handlar dessa projekt ofta om att förbättra någon form av förvaring i hemmet, vilket är ett ständigt pågående projekt.
För att sprida inspiration och goda idéer så utlyser jag härmed en tävling för er kära läsare gällande tips på vardagsförbättringar. Beskriv kortfattat era förbättringstips i kommentatorsfältet (på LinkedIn eller Facebook) så utser jag en vinnare som får ett (såklart!) förbättringsorienterat pris på posten. Dessutom blir vi, följare av Lean Forum Bygg på sociala medier, alla vinnare med förhoppningsvis många bra och givande gratistips.
Ha nu en riktigt härlig och lagomt aktiv sommarledighet när det blir dags för det!
En intressant fundering är hur vi skulle kunna exportera byggande, något som väcker flera frågeställningar. Är det med teknik? Tveksamt, det blir svårt med alla olika regelverk och byggnormer. Kunskapsexport vore kanske lättare, men hur blir det med betalningsmodellen – och varför ska vi överhuvudtaget köpa från andra länder?
Här kommer tankar runt Lean in eftersom vi helst vill använda det bästa som finns, inte bara inom landet utan även globalt. Vi strävar efter Best Practice och vill gärna arbeta med internationella partner och dra nytta av tekniköverföring. Måste vi verkligen öppna ett dotterbolag på varje marknad eller finns det smartare sätt? Kan vi arbeta virtuellt? Med licenser? Eller är det Knowledge Transfer med företag som du går samman med som gäller?
Jag vet inte vilket som är den bästa idén eller lösningen, men det är en intressant diskussion. Det känns inte som att vi har fullt stöd av eller förståelse från svensk näringslivsutveckling. Sverige är ett kunskapsland som inte kan leva på att producera billigt för export. Vi lever på innovation och ny kunskap, men för att vi ska leva på det måste det kunna exporteras. Någon annan som har tankar kring detta?
På NCC jobbar vi med det vi kallar NCC Projektstudio, lite som ICE (Integrated Concurrent Engineering) eller Big Room – kärt barn har många namn. Vi har som många andra företag gjort ”Stanford-resan” där en viktig del är Collaborative Environment, det vill säga hur vi ”teamar upp” i ett projekt. Vi har kokat ner erfarenheterna från Stanford, Last Plannar och Glenn Ballard med fler för att hitta och harmonisera hur vi verkligen gör detta i praktiken.
Naturligtvis har vi beskrivit verktyg, scenario och agenda, men vi känner som med allt annat att det är viktigt att vanemässigt och kontinuerligt hålla på för att lära sig den djupare innebörden kring varför vi gör på detta sätt. Det går att göra en bra liknelse med fotboll; du kan ha boll, plan med linjer, skor, regelverk etcetera, men det ger inte ”fotboll” eftersom du måste lära dig spelet. Det krävs naturligtvis en tränare, men vi behöver fler ”spelare” som verkligen kan spelet.
Det blir många dimensioner i detta om du tänker vidare. Det är lätt att tala om ständiga förbättringar och Lean, men vi måste lära oss spelet. Det är en insikt som vuxit fram, vi ser på oss själva som en lärande organisation – vi måste lära oss istället för att förmedla ett regelverk. Lean är inte bara visioner, regler och filosofier, det måste till ett lärande.
När vi inleder ett projekt kan vi inte börja med reglerna. Alla ingående parter måste förstå vad vi gör och varför vi gör på det sätt som vi gör. För att återkoppla till fotbollen; spelar du back måste du förstå vad det innebär. Det ska inte behövas förklaringar, ingen ska behöva påminna spelaren om vikten av att dricka vatten eller andra självklarheter. Ledaren i sin tur måste läsa spelet för att coacha rätt. Det är bara genom att använda de givna förutsättningarna på rätt sätt som vi kan öka vår konkurrenskraft, de givna ramarna är nämligen samma för alla.
I veckan som gick var jag på en projektledarutbildning där en av dagarna fokuserade på ledarskap och där gick min Lean-ådra igång rejält. Jag tycker det är svårt att säga exakt vad som är ett ”Lean ledarskap”, det beror så mycket på förutsättningarna – eller kanske jag skulle kunna säga att ett Lean ledarskap är ett situationsanpassat ledarskap. Det är något som även Bozena Poksinska, ”Lean- och ledarskapsforskare” (min egengjorda titel), vid Linköpings universitet är inne på.
Detta är något som Petter Stordalen är ett bra exempel på med tanke på den resa han gjort. Fråga vem som helst som jobbar inom Nordic Choice Hotels vad högsta chefen heter och de svarar sannolikt Petter Stordalen – trots att det gått många år sedan han hade en traditionell chefsroll … En naturlig Lean-ledare?
Ok, om jag tänker att ett Lean ledarskap är ett situationsanpassat ledarskap, hur anammar jag då det? Det finns några verktyg som är typiska vilket många av mina Lean Forum Bygg-kollegor tidigare varit inne på. Exempelvis att du skapar ett klimat där medarbetare tillåts implementera idéer eller att hitta sätt att arbeta med ständiga förbättringar. Även kommunikationen är ett viktigt verktyg och här kommer den där ledarskapsutbildningen in igen.
Hur kan du som ledare kommunicera till dina medarbetare på ett prestigelöst och tydligt sätt? Vi gjorde ett antal övningar kring kommunikation där en av övningarna gick ut på att träna på ”Jag-budskap”, alltså att säga ”Jag hänger inte riktigt med på vad du säger, vill du förtydliga?” istället för ”Du pratar otydligt”. Det låter kanske självklart men det är verkligen inte självklart för alla. Dessutom är det inte bara chefer som hade mått bra av att träna på ”Jag-budskap”, det gäller även medarbetare i sin dagliga kommunikation.
Jag ska nog skriva ut några klassiska ”Du-budskap” i fikarummet, kan tänka mig att vara den där ”jobbiga” medarbetaren som sätter igång en givande övning på fikarasten. Kanske jag ska börja med att fråga: ”Jag behöver öva mig lite på ’Jag-budskap’, är det någon som vill hjälpa mig?”
I förra veckan tog jag hand om en delegation på tio stycken framgångsrika medarbetare från Tromsø i Norge under två dagar. Tromsø har cirka 70 000 invånare och ligger 30 mil norr om polcirkeln. Utetemperaturen i Tromsø ligger däremot märkligt nog på en medeltemperatur under vintern på två endast minusgrader och hamnen är också isfri året om. Det är golfströmmen som gör det.
Besöket handlade om att lära av varandra, där Lean-filosofi och Lean-verktyg var i fokus. Besöket var upplagt med en dag teori och powerpointbilder och en dag med ”se med egna ögon” – Go to Gemba – ute på olika byggprojekt där de praktiserade våra Lean-tankegångar.
Det var intressant att trots att vi hade samma inställning så lärde vi oss en hel del av varandra. Det visade sig också att nio av dessa tio framgångsrika norska medarbetare hade gått en utbildning i Lean. Lär dig grunderna i Lean och tillämpa dem praktiskt så blir även du framgångsrik.
Vi genomgår alla förändringar, vissa sker privat och andra sker i arbetslivet. Av dessa kontrollerar vi några medan andra förändringar sker genom yttre påverkan. Lean Forum Bygg har i dagarna fått en förändring i sin styrelse då vissa valt att lämna uppdraget och nya förmågor har klivit på. Förändringar är en del av vardagen och det är av vikt att vi kan se vilka möjligheter dessa förändringarna kan ge oss, oavsett om det är i en styrelse, verkstad eller på en byggarbetsplats.
Hur tar vi information/arbetssätt vidare till nya kollegor? Hur uppmuntrar vi dessa att med ”nya” ögon granska/utmana de rutiner och arbetssätt som finns? Vad kan vi tillsammans göra bättre när vi kombinerar erfarenheten med en ny nyfikenhet? Hur får vi alla att göra det bästa de kan oavsett position, tjänst eller titel?
Jag tror att resan startar med oss själva och, som Erik Söderholm uttryckte det i förra logginlägget, att förbättringsglasögonen måste på. Hur kan jag utmana det jag gör för att göra det ännu bättre och hur kan jag bidra för att skapa ”världsklass”?
Det är svårt att utmana sig själv för att skapa förändring. Därför vill jag inför de varma sommardagarna som kommer tipsa dig om en bok för att väcka de små grå cellerna: ”The leader who had no title”, en bok som jag hoppas kan väcka din inspiration för att utföra en förändring i världsklass.
Jag inbillar mig att vi som är intresserade av Lean alla är rätt snarlika inom ett avseende: Vi bär ett par förbättringsglasögon på oss dygnet runt. Allting vi gör och allting vi ser utvärderar vi undermedvetet för att fastställa om nuvarande standardförfarande verkligen är det bästa sättet att utföra uppgiften på. När vi ser smarta lösningar så lagrar vi dem i minnesbanken, där de ligger redo för att aktiveras i ett senare läge.
Jag tror också att många av oss sannolikt arbetar med utveckling som en betydande del av vår arbetsdag, med produkter, processer, personal eller organisationer. Vår inställning är att allting går att förbättra och vi gillar att basera beslut på fakta. Vi gillar att mäta och utvärdera våra resultat.
Tyvärr är det min (och kanske er?) erfarenhet att det inte alltid är samtliga medlemmar i organisationen som delar inställningen och passionen att söka bättre alternativ, utan en andel tycks konstant anse att nuläget är gott nog. De anser förmodligen att vi drivs av ”ständig förändring” snarare än ”ständig förbättring” och istället enbart borde fokusera på att göra vår uppgift.
Personligen har jag ingen av-och-på-knapp på förbättringsidéerna. Jag har istället valt att nyttja detta genom att se till att arbeta med dessa frågor på heltid, vilket är otroligt tillfredsställande. Talesättet ”man ska vissla på vägen till jobbet, inte på vägen hem” är ett fungerande mätetal på huruvida du är på rätt ställe i arbetslivet.
Avslutningsvis tänkte jag så här inför sommarens lediga dagar bjuda er läsare på ett vardagstips som en förbättringsnörd/tonåringsförälder haft mycket förbättringsglädje av: Påläggslådan. Genom att samla allt som hör smörgåsar till i en och samma låda så får du genom en enda transport ut allt som behövs ur kylskåpet. Dessutom är systemet visuellt så att eventuella anskaffningsbehov blir tydliga! Från en nörd till en annan …