Igår genomfördes Lean Forum Byggs årsmöte i Stockholm hos Skanska och deras fina lokaler på Kungsholmen. Vår ordförande Christel Isaksson, som valt att gå vidare mot nya utmaningar, avtackades för sitt både inspirerande och engagerande ledarskap under året som gått – och för hennes tid som styrelsemedlem innan dess. Vi önskar Christel allt gott för framtiden och hoppas att vi får behålla henne i vårt nätverk som den goda Lean-ambassadör hon är.
Efter årsmötets formalia men innan det efterföljande konstituerande styrelsemötet fick vi möjlighet att lyssna till Årets Lean-byggare Moelven Byggmodul och deras fantastiska Lean-resa. Krister Sundgren och Lars Hartman berättade ingående om den satsning de gjort och de imponerande resultat som uppnåtts. Vi återkommer med ett lite längre referat kring detta, men ni som inte var på plats missade något riktigt bra. Vi hoppas få tillfälle att engagera dem igen vid ett senare tillfälle, missa inte det!
Vid det konstituerande styrelsemötet välkomnade vi fyra nya styrelsemedlemmar: Cecilia Johannison från Framtiden Byggutveckling AB, Peter Weidemanis från Starka Betongelement AB, Anders Vennström från Linköpings universitet och John Hedblad från BoKlok AB. De medlemmar som avgått är, förutom Christel, Marie Nordqvist, Emile Hamon, Tina Karrbom Gustavsson och Henrik Key, men vi hoppas och räknar med att behålla även dem i vårt nätverk.
Jag, Helena Lidelöw, kommer att verka som tillförordnad ordförande fram till nästa styrelsemöte i slutet av juni. Vi har fått en välgörande möjlighet att ompröva de traditionella rollerna, en möjlighet som styrelsen valt att ta fasta på. Det är väldigt Lean att emellanåt tänka över hur vi bäst följer flödet i verksamheten istället för att stelna i en organisation och vi ser redan nu flera alternativa konstruktioner av ordföranderollen.
En tanke är dessutom att lägga ett större fokus på årsplanen för att organisera arbetet i styrelsen, där vi också diskuterar en bredare visuell planering – kanske ska vi jämställa ”visuellt” med ”publikt” och visa alla hur planen ser ut för att underlätta för både medlemmar och andra att engagera sig? Hur det i slutänden blir visar sig efter styrelsemötet i juni, men vi ser fram emot en både spännande och innovativ utveckling av Lean Forum Bygg!
I och med att vi lever i en värld med allt snabbare och allt större förändringar ställs det också helt nya krav på ledarskapet. Detta skiljer sig avsevärt från det traditionella ”Ford-ledarskapet” med masstillverkning och starkt hierarkiska strukturer; frågeställningar skulle slussas upp, beslut skulle tas och instruktioner och anvisningar skulle sedan förankras hela vägen ner, vilket i stort sett gav ett ledarskap baserat på viskningsleken.
Här kommer vikten av ”Go to gemba” in, att gå dit där det händer för att få en verklig känsla av vad det är för beslut som måste tas och hur de påverkar verksamheten. När vi kopplar detta med den föränderliga värld vi lever i så är det lätt att inse att cheferna i en traditionell struktur inte hinner med detta. Beslut måste kunna tas långt ut i organisationen av autonoma grupper som vet vilket ramverk de rör sig inom och själva tar beslut som knyter samman det de arbetar med och företagets övergripande visioner.
Hur möter vi denna utmaning? Det handlar mycket om tyst kunskap (”tacit knowledge”), en etablerad medvetenhet om hur företaget agerar baserad på företagets filosofier – du vet vad du ska göra utan att det står någonstans, det är ”magkänslan” som styr. Chefen är inte där och pekar, hen leder genom att agera som förebild. Detta ledarskap börjar sippra ner ju plattare organisationer vi får med alltmer autonoma grupperingar. Till och med de militära elitförband som möter Daesh måste agera så, eftersom deras motståndare inte bryr sig om att de inväntar order – de måste ha fullt mandat att agera inom givna ramar.
Utvecklingen går alltmer åt ett självständigt agerande efter den känsla vi har baserad på chefernas agerande och företagets filosofi. Med den snabba utvecklingen kan det inte finnas en instruktion för varje situation eller utmaning utan det måste istället finnas en stark kultur och ett ledarskap som leder med sitt sätt att följa filosofierna. Det kräver som sagt ett helt nytt ledarskap där vikten av filosofin förmedlas genom handling. Vi måste komma bort från de hierarkiska chefsorganisationerna om vi vill vara framgångsrika över tid.
Lean handlar om effektiva (läs smarta) processer och för det krävs det tydlig kommunikation och tydlig ansvarsfördelning i samspel med ett coachande ledarskap. Precis som Maja Modigh skrev i sitt förra inlägg så behöver vi förstå de samverkande parterna bättre. Jag håller helt och hållet med, men vill samtidigt trycka på det egna ansvaret som vi inte får glömma bort i diskussionen: Vad kan JAG göra för att förbättra kommunikationen, samarbetet, resultatet, säkerheten på arbetsplatsen med mera? Det är en fråga som vi behöver ställa oss själva (oftare). Med Lean kommer ett tydligt eget ansvar och förväntningar på att den enskilde individen agerar när så krävs och löpande bidrar till ett ständigt förbättringsarbete. Om vi alla fokuserade mer på hur vi själva kan bidra så skulle vi nå framsteg fortare tror jag.
När det gäller coachande ledarskap så tänker jag på det Nicklas Häggström skrev i ett inlägg nyligen om att han som ledare mer ska föregå som gott exempel genom att koppla ner mer under ledighet, det vill säga visa sina medarbetare att det faktiskt är OK att ta semester. Måste vi alltid vara tillgängliga i våra roller på jobbet så arbetar vi troligtvis fel, ingen är oumbärlig. Det är en kombination av både mindfullness och workfullness. Ofta när vi pratar om att vara här och nu så tänker vi kanske främst på det privata, men att även vara här och nu på arbetet – så kallad workfullness – är något som vi behöver bli bättre på. Sätt tydliga gränser mellan jag som person på arbetstid respektive jag som person på fritid.
För något år sedan gjorde Telenor en ganska rolig film kring hur många beter sig på jobbet med tanke på sociala medier där vi ständigt är tillgängliga. Filmen är ett experiment på hur det skulle se ut under ett möte om vi IRL gjorde allt det där vi gör i smyg i mobilen. Tänk på att den föredragande i filmen inte har en aning om att de ingår i ett experiment. Har du inte sett den så rekommenderar jag dig att se den här, du kommer att få ett gott skratt – jag lovar!
Ännu ett verksamhetsår i Lean Forum Bygg är till ända och nästa vecka stundar vårt årsmöte där vi redogör för året, men där vi även kommer att få lära känna vinnaren av Årets Lean-byggare: Moelven Byggmodul i Värmlandsbro. Det ska bli intressant att lyssna till deras resa, då de var nominerade redan förra året och har vässat på sitt arbetssätt sedan dess.
Själv befinner jag mig i ingemansland just nu efter att ha sagt upp mig från mitt jobb. Jag har valt att stanna upp i livet och fundera över vad jag vill. Det var läskigt till en början men just nu känner jag att livet är fullt av möjligheter och jag känner mig så fri. Efter två år i styrelsen kommer jag även att lämna över stafettpinnen till nästa ordförande och ber att få tacka för visat förtroende!
I ett av mina första logginlägg skrev jag om hur olika förvaltningar inom kommunen behöver hitta former för att samverka mer. Det är egentligen inte så konstigt att det finns luckor mellan förvaltningarnas intressen. Jag menar, det är väl liksom det som är grejen – att var och en ska värna om sina hjärtefrågor för att det totalt sett ska bli en bra stad vi bygger.
MEN … Vi behöver bli bättre på att förstå och ta hänsyn till varandras hjärtefrågor för att effektivisera våra stadsplaneringsarbeten och förra veckan hade vi en aktivitet som faktiskt hjälpte oss att förstå varandra mer. Vi skulle kortfattat fånga upp viktiga frågor som respektive förvaltning hade kring fem olika detaljplaneområden, där vi samlades ett antal deltagare från fastighetskontoret, gatukontoret och stadsbyggnadskontoret, alla tre tunga förvaltningar i stadsbyggandet.
Jag väljer att generalisera rätt kraftigt (med en uns humor) för att beskriva varje förvaltnings hjärtfråga:
Fastighetskontoret – bygga MÅNGA bostäder och kontorsplatser, gärna högt så utnyttjandet av mark blir maximal -> design och arkitektur oväsentlig, antal BTA väldigt väsentligt; mer betong åt folket!
Gatukontoret – bygga breda vägar så all trafik och ledningar får plats, gärna påkostade grönytor –> antal BTA mindre viktigt; smala mysiga gränder är överskattat!
Stadsbyggnadskontoret – bygga snyggt och coolt, hitta nya smarta lösningar -> parkeringar, förskolor och annat ”tråkigt” ska helst skjutas upp till någon annan plan; måste de ens finnas?
Olika intressen som ni ser … Men det var häftigt att se under en ganska enkelt upplagd workshop hur en input av Lean-tankar/verktyg såsom visualisering och KOMMUNIKATION kunde få stadsplaneringen att ta fart – och dessutom rejält med fart! Förutom ökad förståelse mellan förvaltningarna hittade vi också gemensamma utmaningar som vi nu kan arbeta med tillsammans för att lösa.
Så mycket tid som sparas istället för att var och en löser problemen på sin kant. Mer fysiska träffar mellan våra förvaltningar borde anordnas för det är ju faktiskt smarta människor överallt här i kommunhuset; vi ska bara förstå varandra bättre.
Förra veckan deltog jag vid en workshop anordnad av professor Martin Rudberg vid Linköpings universitet med bland andra vår tidigare ordförande Kajsa Simu. Workshoppen handlade om vilka frågor som bör ställas, eller utgöra underlag, för att möjliggöra att visuellt avgöra hur mycket eller hur väl en byggarbetsplats arbetar med Lean.
Tanken är att erbjuda en snabb ”revision” helt enkelt, något som industrin tillämpat en tid och som Toyota använder sig av för att få en snabb överblick. Idag finns det inom industrin färdiga ”verktyg” för detta, så kallade ”Read a plant – fast” (eller ”Rapid Plant Assessment”).
Tanken är att gå ut och titta på byggarbetsplatsen och därigenom kunna göra en bedömning. Som stöd ska det finnas ett antal frågor ställa sig själv. Sedan sätter sig de medverkande ner med en checklista med ja- och nej-frågor, där de ikryssade svaren ska leda till en bedömning av hur Lean arbetsplatsen är.
Under workshoppen arbetade vi med vilka frågor som ska ställas inom olika kategorier. Hur är det med ordning och reda? Hur fungerar lagret? Är det framkomligt? Hur blir vi bemötta? Konceptet är inte klart, men det är mycket spännande och ska bli intressant att se vad det leder till. Med teknikens hjälp kan vi kanske ta det ett steg till – varför inte använda drönare?
När man som jag stått och bilat i ett badrum under helgen är det lätt att låta tankarna flöda. Jag funderade bland annat på hur vi i allmänhet söker de riktigt stora innovationerna, vilket naturligtvis i grunden är rätt. Risken är dock att det kan ske på bekostnad av de små, ständiga förbättringarna.
Underskatta inte kraften i dessa! Visst är det spännande och intressant att jaga de stora innovationsförändringarna som drastiskt ger helt nya förutsättningar och – återigen – det är inte fel i grunden, men glöm inte Kaizen. Vi får inte missa det ständigt pågående förbättringsarbetet som går ut på att identifiera och etablera en standard som sedan ständigt utmanas.
Det är viktigt att förstå att det inte bara gäller företagets ledning utan alla medarbetare på alla positioner. De ska ständigt utmana utifrån sin roll och de standarder de har i ett kontinuerligt förbättringsarbete. När vi gemensamt driver det arbetet framåt utnyttjar vi kraften i den kollektiva intelligensen – vilket i sig är ett övergripande innovationstänk.
Jag avslutar min loggserie från Nya Zeeland och Australien med en reflektion från forskarsidan. I Sydney var jag inbjuden till en tvådagars workshop då de startat en ny forskargrupp av ett slag som även borde vara av intresse för oss i Sverige. Inom arkitektursektorn har de i samverkan med olika företag nämligen börjat arbeta med effektivisering och industriellt byggande.
Idag är det ovanligt med sådana initiativ från arkitekthåll även om det var vanligt förekommande tidigare; mycket av tankegångarna vi har inom svensk byggsektor kring industriellt byggande kom från arkitektsidan på 50-talet, då det var de som drev dessa frågor. Detta försvann i samband med miljonprogrammet, då frågeställningarna kom att gå över till ingenjörssidan.
I Australien kunde jag konstatera att även utformningssidan har ett stort intresse av att diskutera industriellt byggande, något vi borde ta upp igen. Idag är de till stor del helt frikopplade från produktionssidan och arbetar ”bara” med former, vilket jag tror är en stor förlust. En inspirerande tanke att ta med sig från ”down under”!
Så var det dags för mitt sista logginlägg som medlem av Lean Forum Byggs styrelse. Vid årsmötet kliver jag av för att ta mig an nya utmaningar, men jag tar med mig trevliga minnen, goda erfarenheter och en hel del ny kunskap om utvecklingen av Lean inom byggbranschen.
En av de lärdomar jag tar med mig är betydelsen av ambidextri. Det är ett ord som används alltmer inom akademin och som betyder tvåhänthet, det vill säga förmågan att göra saker lika bra med båda händerna – eller att till och med kunna göra olika saker med händerna. I byggbranschen får det sin betydelse i att både kunna arbeta med unika projekt – olika markförutsättningar, kundkrav och annat – men även kunna arbeta mer standardiserat med ett Lean-perspektiv kring industriellt byggande, kvalitetssäkring och effektivitet.
Det är två oerhört viktiga kompetenser som båda måste hanteras och där vi måste veta när det är den ena eller andra som gäller – eller till vilken grad båda måste hanteras i projektet. Ibland måste vi hantera kaos med kunders och intressenters olika krav, men givetvis ska vi också dra nytta av tidigare erfarenheter med rutiner, processer och strukturer. Det är inte alltid självklart men måste alltid hanteras.
Själv tar jag med mig detta vid utvecklingen av kurser och program, balansen mellan unikt och standardiserat. Båda sidor måste utvecklas, du måste vara både effektiv och lyhörd. Det leder till bra diskussioner, allt är inte alltid lika men allt är heller inte alltid olika. Det visar också att Lean Forum Bygg behövs som kompelement till alla projektinitiativ som pågår, även det är en balans. Det är en av branschens stora utmaningar; visst finns det ytterligheter, men oftast rör det sig om att hitta rätt balans.
Äventyret ”down under” tog mig vidare från Nya Zeeland till Australien och Sydney. Där träffade jag under denna andra del av resan en person som håller på att bygga upp ett center för moderna metoder inom byggandet. De ska bland annat undervisa ingenjörsstudenter och satsningen sker i samverkan med företag för att verkligen få fart på spridningen.
I Australien är effektiviseringen inom byggbranschen ganska undertryckt, de arbetar väldigt traditionellt och löser det mest ”on site”. Det finns ändå ett tydligt intresse inför möjligheten att effektivisera processerna, bland annat med ett koncept för färdiga väggelement med fasad och allt; det rör sig ofta om skyskrapor så de ska lyftas upp 30-40 våningar …
De är dock som sagt fortfarande på försökstadiet med sina experiment kring nya tekniker. Det finns ännu inte någon etablerad industri inom området så de är fortfarande öppna för influenser vilket gör det hela ännu intressantare. De har precis etablerat den första fabriken för korslimmat trä, strategiskt och logistiskt korrekt placerad mitt emellan Sydney och Melbourne.
Nu gäller det för dem att få branschen att förstå att de kan tjäna pengar genom industriellt byggande, något som borde lyckas då de har bra fart i byggsektorn och är positiva till effektiviseringar. På centret jag nämnde inledningsvis saknar de egna resurser varför de även försöker locka till sig krafter från västvärlden med tvååriga utbytesavtal för lärare och forskare. Någon som är intresserad?
Vi måste kunna säga nej. Jag måste lära mig att säga nej. Påsksemestern blev väl kanske inte riktigt som planerad med telefonsamtal, meddelande och lite brandkårsutryckningar. Visst är det så att vi emellanåt skämmer bort kollegor och arbetskamrater genom att alltid vara tillgängliga … Eller gör vi verkligen det? Är det inte snarare en björnstjänst? Allt i bästa välmening, men allt med rakt motsatt verkan till Lean.
Lean handlar till stor del om struktur och planering, det ska inte behövas några brandlarm eller telefonsamtal till sådana som alltid svarar och löser situationen. Mycket handlar om hur vi planerar, hur vi lägger upp projektplanen över vad som ska bli gjort och hur vi möter utmaningar inom upplägget. Så länge det finns en ”brandman” till hands som kan lösa eventuella problem åt oss så får vi aldrig till den struktur eller det flöde vi behöver.
Min semester visar tydligt hur svårt det är att leva som vi lär. Det är så lätt att trampa ner i samma fallgrop, trots att vi ständigt strävar efter ett konstant flöde så agerar vi emellanåt både som brandman eller den som slår larm. Det gäller att ifrågasätta sig själv. Nästa semester ska jag aktivt stödja mina arbetskamrater och kollegor. Jag ska inte svara i telefonen.